Attività formative autogestite

Gli Studenti di Ca' Foscari hanno la possibilità di organizzare attività formative autogestite (conferenze, seminari, cineforum, stampa di riviste etc.) partecipando all'assegnazione di finanziamenti da parte dell'Ateneo.

È possibile partecipare all'assegnazione dei finanziamenti dopo aver costituito un Gruppo di almeno 20 studenti o un'Associazione studentesca di almeno 30 studenti.

Viene annualmente emanato un bando con due scadenze differenziate.

Modalità di costituzione dell'Associazione/Gruppo

La costituzione di nuove associazioni studentesche e nuovi gruppi di studenti è prevista nel regolamento delle attività formative autogestite dagli studenti.

Per l’ottenimento delle credenziali di accesso alla piattaforma on line per la compilazione della relativa domanda è sufficiente inviare una semplice richiesta via mail al Settore Diritto allo Studio   dirittoallostudio@unive.it

Come funziona?

Per accedere al finanziamento delle iniziative, è necessario partecipare a un apposito concorso. Le fasi principali prevedono:

  1. l'ideazione dell'evento, a esempio:

    • convegno, conferenza, dibattito pubblico;
    • performance teatrale, musicale, proiezione cinematografica;
    • serie di incontri formativi/seminario;
    • visita d'istruzione;
    • pubblicazioni.

  2. la progettazione della realizzazione dell'iniziativa individuando:

    • spazi dove svolgere l'evento;
    • tempo dell'esecuzione;
    • numero di partecipanti;
    • richiesta preventivi;
    • contatti con relatori;
    • come ottenere un anticipo su finanziamento.

  3. la costituzione dell'Associazione/Gruppo;
  4. la presentazione della domanda.

Le successive fasi del procedimento per il finanziamento delle iniziative prevedono:

  • la deliberazione;
  • (l'anticipo);
  • la rendicontazione;
  • la liquidazione.

Richiedere il finanziamento: le scadenze

Per accedere alla richiesta di finanziamento è necessario:

  1. inviare una semplice richiesta via mail al Settore Diritto allo Studio ( dirittoallostudio@unive.it) per l’ottenimento delle credenziali di accesso alla piattaforma on line per la formulazione della domanda di finanziamento entro:

    • il 8 febbraio 2017, per le attività da svolgersi entro il primo semestre dell'anno 2017;
    • il 29 maggio 2017, per le attività da svolgersi entro il secondo semestre dell'anno 2017.

  2. compilare in ogni sua parte il form on line della domanda di finanziamento entro:

    • il 10 febbraio 2017, per le attività da svolgersi entro il primo semestre dell'anno 2017;
    • il 31 maggio 2017, per le attività da svolgersi entro il secondo semestre dell'anno 2017.

  3. trasmettere al Settore Diritto allo Studio ( dirittoallostudio@unive.it) la scansione in formato pdf del documento di identità del richiedente e di tutti i preventivi indicati nella richiesta di finanziamento entro:

    • il 10 febbraio 2017, per le attività da svolgersi entro il primo semestre dell'anno 2017;
    • il 31 maggio 2017, per le attività da svolgersi entro il secondo semestre dell'anno 2017.

Richiedere il finanziamento: la procedura

Presentazione della domanda di finanziamento

La presentazione della domanda di finanziamento deve essere effettuata dal responsabile dell’Associazione e/o del Gruppo di studenti; è sufficiente:

  1. richiedere al Settore Diritto allo Studio ( dirittoallostudio@unive.it), entro le date indicate nel bando, le credenziali di accesso alla piattaforma on line per formulare la domanda di partecipazione all’assegnazione del contributo;
  2. compilare l’application form in ogni sua parte e cliccare su invio;
  3. trasmettere successivamente a  dirittoallostudio@unive.it la scansione dei preventivi di spesa ammissibili per ogni iniziativa per cui si richiede il finanziamento e la copia del proprio documento di identità.

Compilazione dell’application form

L’application form dovrà recare l’indicazione della tipologia dell’iniziativa proposta e delle informazioni ad essa connesse quali il periodo di svolgimento, il luogo e il numero stimato di partecipanti, nonché una presentazione dell’iniziativa stessa. Le uniche voci di spesa che possono essere finanziate sono quelle riportate nel bando. Dovrà essere indicato l’importo richiesto, che si intende sempre lordo (se una tipografia prevede una spesa netta di 100,00 Euro per la stampa delle locandine, andrà riportato l’importo comprensivo di IVA, in questo caso 100,00 Euro + 22% = 122,00 Euro). Ciascuna voce di spesa dovrà essere supportata da almeno un preventivo il più dettagliato possibile, da inviare in formato pdf a  dirittoallostudio@unive.it, pena l’esclusione di tale voce dal finanziamento.

Valutazione e accettazione delle domande

Alla scadenza del Bando il Settore Diritto allo Studio:

  • verificherà le domande di finanziamento presentate e la regolarità di costituzione delle Associazioni/Gruppi di studenti (all’incirca una settimana dopo la scadenza del Bando);
  • provvederà ad inviare le singole domande di finanziamento alla Commissione per le attività formative autogestite dagli studenti che avrà il compito di vagliare le singole richieste deliberando sulla base dei criteri enunciati nel Regolamento. La Commissione può decidere di finanziare l’iniziativa totalmente o solo in parte, così come può rigettare la richiesta di  finanziamento in quanto non rispondente ai requisiti richiesti. Le decisioni della Commissione sono verbalizzate ed il verbale trasmesso al Settore Diritto allo Studio, che comunicherà alle Associazioni/Gruppi l’esito della deliberazione tramite mail.

Comunicazione dell'esito

Nella stessa mail di comunicazione degli importi finanziati verrà anche richiesto di confermare le iniziative proposte, soprattutto laddove la Commissione abbia deciso il finanziamento dell’iniziativa per un importo solamente parziale rispetto a quello richiesto. Si ricorda che qualsiasi cambiamento relativo alla formulazione del budget deve essere preventivamente condiviso dalla Commissione e che saranno liquidate solo le spese indicate dalla Commissione (ad esempio, se la Commissione ha deciso di finanziare l’iniziativa per le spese di pubblicità e di affitto spazi e non di catering, non saranno accettate richieste di rimborso per spese di catering).

In caso di richiesta fondi per attività che prevedano la presenza di un Relatore

Chi presenta progetti relativi ad attività che prevedano la partecipazione di un Relatore deve allegare il curriculum vitae dello stesso.

In caso di richiesta fondi per la realizzazione di una rivista

Chi presenta progetti relativi alla realizzazione di riviste deve allegare la copia dell'edizione che intende pubblicare o della bozza del progetto della pubblicazione al fine di permettere alla Commissione di valutare le tematiche affrontate.

Svolgere l'iniziativa: anticipo spese

È possibile richiedere un anticipo delle spese compilando l’apposito modulo. L’anticipo viene erogato tramite mandato di pagamento da riscuotere presso l’Istituto tesoriere (Banca Popolare Friuladria, San Marco 4121 - Salizada San Luca - Venezia). In questo caso i Presidenti/Responsabili dovranno presentarsi con gli estremi comunicati via mail dal Settore Diritto allo Studio e copia di un valido documento di identità. Non è possibile delegare a terzi la riscossione dell’anticipo.

Iniziative confermate ma non intraprese

Nel caso in cui non sia possibile intraprendere l’iniziativa in seguito alla conferma del suo svolgimento, è necessario che gli interessati ne diano pronta comunicazione indicando i motivi che impediscono la realizzazione dell’iniziativa al Settore Diritto allo Studio, per destinare i fondi non utilizzati all’incremento del budget destinato alle Associazioni studentesche.

Iniziative non portate a termine

Come previsto dal Regolamento, le Associazioni ed i Gruppi che non portino a compimento le iniziative finanziate per cause imputabili alle Associazioni e Gruppi medesimi sono tenute alla restituzione dell’eventuale anticipo già ottenuto e decadono dalla possibilità di concorrere ai successivi due bandi per il finanziamento delle Attività formative autogestite dagli studenti. Le Associazioni e i Gruppi che non portino a compimento le iniziative finanziate per cause non imputabili alle Associazioni e Gruppi medesimi sono tenute alla restituzione dell’eventuale anticipo già ottenuto ma non decadono dalla possibilità di concorrere ad altri Bandi successivi.

Richiedere e incassare il rimborso

La richiesta di rimborso va presentata entro 30 giorni dalla conclusione dell'iniziativa dai Presidenti delle Associazioni e/o dai Responsabili dei Gruppi; nel caso non sia presentata entro il termine utile, l’Associazione/Gruppo decadrà dal finanziamento.

Presentazione della richiesta di rimborso

La domanda di rimborso va presentata al Settore Diritto allo Studio. È necessario esibire anche tutti gli scontrini e le fatture che certifichino le spese sostenute: l’ufficio provvederà a verificare la documentazione e a rimborsare solo le spese documentate.

Contestualmente alla presentazione della richiesta di rimborso sarà necessario presentare anche una relazione dell’attività svolta. La relazione deve illustrare lo svolgimento dell’iniziativa, il numero dei partecipanti ai quali è rivolta e dare particolare evidenza della congruità delle spese sostenute con le finalità dell’iniziativa stessa.

Il Presidente/Responsabile può delegare un altro membro dell’Associazione/Gruppo per la presentazione della richiesta di rimborso. Il Presidente/Responsabile dovrà allegare una delega firmata accompagnata da copia di un valido documento di riconoscimento.

Attenzione: non è possibile delegare un altro membro dell’Associazione/Gruppo per la liquidazione dell’anticipo/rimborso.

Spese rimborsabili

Sono rimborsate esclusivamente le spese supportate da giustificativo di spesa: fattura, scontrino parlante, ricevuta, notule etc. Le singole spese dovranno essere giustificate mediante scontrini e fatture che risultino “parlanti”, che non rechino, cioè, voci quali “varie”, “banco”, “reparto” etc.

Le fatture dovranno recare l’indicazione dell’avvenuto pagamento: questo significa che le fatture/ricevute dovranno riportare la dicitura “pagato”. Se la spesa finanziata è di importo inferiore al giustificativo, il Presidente/Responsabile a fianco di questo deve scrivere “Si autorizza la liquidazione per un importo pari a…” controfirmando.

Le Associazioni/Gruppi devono documentare le spese in copia: gli scontrini e/o le fatture andranno siglate dal Presidente/Responsabile o suo delegato. Le fatture devono essere intestate al responsabile del Gruppo o Presidente dell’associazione e non più a Università Ca’ Foscari. Le fatture saranno intestate all’Associazione/Gruppo e sulla fattura deve essere data indicazione dell’avvenuto pagamento.

Restituzione di eventuale avanzo della somma dell’anticipo erogato

Nel caso l’anticipo eventualmente erogato non sia stato del tutto utilizzato, la somma restante andrà restituita attraverso due modalità:

  • restituzione dei contanti al Settore Economato, che rilascerà una ricevuta;
  • accredito dell’importo residuo sul conto corrente di Ca’ Foscari, IBAN IT 81 N 05336 02020 000046602815.

La ricevuta di avvenuta restituzione dell’anticipo andrà allegata alla richiesta di rimborso. Solo nel caso in cui si richieda un rimborso spese l’eventuale anticipo in avanzo sarà detratto dalla somma del rimborso da corrispondere.

Erogazione del rimborso

Una volta approvata la richiesta di rimborso, si procederà con il pagamento della somma restante direttamente al Presidente/Responsabile. Il pagamento avverrà mediante:

  • accredito sul conto corrente bancario dell’Associazione, solo nel caso di Associazioni giuridicamente riconosciute;
  • mandato di pagamento da riscuotere presso l’Istituto tesoriere (Banca Popolare Friuladria
    San Marco 4121 - Salizada San Luca - Venezia). In questo caso i Presidenti/Responsabili dovranno presentarsi con gli estremi comunicati via mail e copia di un valido documento di identità. Non è possibile delegare a terzi la riscossione del rimborso.

In entrambi i casi, il Presidente/Responsabile verrà avvisato via mail.

Alcune spese nel dettaglio

Relatori e altri prestatori d'opera professionale/occasionale

Se l'iniziativa prevede la partecipazione di uno o più prestatori d'opera professionale (attività esercitata abitualmente, per la quale il prestatore è titolare di partita IVA pertinente) o di prestatori d'opera occasionale (attività non esercitata abitualmente, per la quale il prestatore non è titolare di partita IVA pertinente), in qualità di relatori, artisti, traduttori, etc. è necessario rispettare il Regolamento di Ateneo per gli incarichi a personale esterno.

Limitazioni, modalità di attribuzione dell'incarico e di erogazione del compenso variano in base alla tipologia di inquadramento del prestatore d'opera e sono indicate dettagliatamente nei documenti in allegato.

Autocertificazione per le spese di cancelleria e telefoniche

Può essere previsto un rimborso forfetario per le spese telefoniche e di cancelleria pari a 30,00 Euro ciascuno che non richiede alcun giustificativo di spesa. In questo caso, il Presidente/Responsabile dovrà compilare l’apposita autocertificazione scaricabile online.

Affitto di spazi e locali dell’Università

Per realizzare le iniziative approvate dalla Commissione, le Associazioni studentesche ed i Gruppi di studenti possono chiedere di utilizzare gli spazi dell’Università con le stesse modalità ed agli stessi costi previsti per le Strutture interne all’Ateneo, come esplicitato nel Regolamento per la concessione in uso temporaneo di spazi e locali dell’Ateneo. Per informazioni su questo aspetto, è possibile scrivere una mail a logistica.servizidid@unive.it. Nel caso l’iniziativa non venga svolta, andrà comunicata apposita disdetta scritta al Settore Logistica e Servizi Didattici almeno una settimana prima dello svolgimento dell'iniziativa.

SIAE

L’Associazione/Gruppo dovrà tenere in debito conto la normativa vigente in tema di diritto d’autore, osservando le disposizioni in materia di riproduzione di opere tutelate, nel caso, ad esempio, si volesse procedere con la stampa di riviste/pubblicazioni, oppure dovessero essere fruite opere musicali o teatrali ect. Nel caso sia necessario rivolgersi alla SIAE per ottenere il permesso di riproduzione, l’Associazione/Gruppo può contare su tariffe agevolate. In questo caso, sarà necessario rivolgersi al Settore Diritto allo Studio che richiederà una delega al Legale rappresentante dell’Ente (ovvero il Rettore).

Biglietti ticketless

Nel caso siano stati acquistati biglietti ticketless di cui si richiede il rimborso, è necessario compilare un apposito modulo. Tale forma di acquisto, infatti, non riportando né obliterazione, né timbratura da parte del controllore, ha bisogno di essere accompagnata da ricevuta, che può essere richiesta in fase di acquisto del biglietto online tramite la spunta del campo "Ticketless con consegna ricevuta di pagamento a bordo", tramite la quale si ha la possibilità di richiedere la ricevuta al controllore del treno. Nel caso non si fosse più in possesso dei dati per la compilazione del modulo, vanno riportati i seguenti dettagli: data, tratta, numero treno, orario, prezzo.