Misure organizzative per garantire la tempestività dei pagamenti

Responsabile elaborazione e/o trasmissione dati, documenti e informazioni: Dirigente Area Bilancio e Finanza
Responsabile pubblicazione: Dirigente ad interim Area Pianificazione e Programmazione Strategica

Il Decreto Legge 1° luglio 2009, n. 78 "Provvedimenti anticrisi, nonché proroga di termini e della partecipazione italiana a missioni internazionali" pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 150 del 1° luglio 2009, convertito nella Legge n. 102/2009, fornisce indicazioni, all’art. 9, in materia di "Tempestività dei pagamenti delle pubbliche amministrazioni".

Tale provvedimento dispone che, in attuazione della Direttiva 2000/35/CE del Parlamento europeo e del Consiglio dell'Unione Europea del 29 giugno 2000, relativa alla lotta contro i ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali, recepita con il decreto legislativo 9 ottobre 2002, n. 231, le pubbliche amministrazioni incluse nell'elenco ISTAT pubblicato in applicazione del comma 5 dell'articolo 1 della legge 30 dicembre 2004, n. 311, adottino entro il 31 dicembre 2009 le opportune misure organizzative per garantire il tempestivo pagamento delle somme dovute per somministrazioni, forniture ed appalti.

Le misure adottate sono pubblicate sul sito internet dell'amministrazione.

In attuazione della predetta normativa, al fine di garantire maggiore celerità nei pagamenti, l’Ateneo ha adottato nel corso del 2009 alcuni provvedimenti ed iniziative che vanno nella direzione della semplificazione e di recuperi di efficacia e di efficienza, anche per mezzo della informatizzazione delle procedure. In particolare:

  • modifica agli articoli 32 e 37 del Regolamento per l’Amministrazione, la Finanza e la Contabilità prevedendo la firma sugli ordinativi di pagamento e di incasso del solo Direttore della Divisione Ragioneria o suo delegato, in luogo della doppia firma (Direttore Amministrativo e Direttore di Ragioneria) che determinava rallentamento nella generazione degli ordinativi e loro invio all'istituto cassiere (DR n° 408 del 21/05/2009);
  • ordinativo informatico: nel corso del 2009 l’Amministrazione centrale e 5 strutture con autonomia contabile hanno avviato il progetto volto alla dematerializzazione del processo di firma ed invio alla banca degli ordinativi di incasso e pagamento. Il progetto verrà esteso nei primi mesi del 2010 a tutte le strutture di Ateneo. La dematerializzazione del processo comporta i seguenti vantaggi connessi alla tempestività dei pagamenti:

    1. accelerazione nei tempi di apposizione della firma (per mezzo, ad esempio, di aggregazione di documenti omogenei e loro firma simultanea);
    2. accelerazione nei tempi di pagamento, poiché l’inoltro alla banca del flusso di documenti può essere istantaneo una volta apposta la firma e gli ordinativi divengono immediatamente eseguibili;
    3. recuperi di efficienza interna all'Ateneo conseguenti alla riduzione del lavoro manuale connesso con la gestione cartacea dei documenti (ad esempio, riduzione del tempo impiegato nella gestione dei registri per le firme all'interno degli uffici contabili e soppressione per i servizi ausiliari dell’attività connessa al quotidiano inoltro dei documentazioni cartacei alla banca);
    4. possibilità di apposizione della firma tramite interfaccia web a prescindere dalla presenza in sede del firmatario.

  • Incontri con i responsabili dei budget finanziari finalizzati alla formazione in materia di procedure di spesa, poiché molto spesso i rallentamenti nei pagamenti possono derivare da incompletezza della documentazione o mancato rispetto delle procedure, e maggiore visibilità sulle operazioni contabili (accesso alla procedura contabile) per consentire loro di monitorare le pratiche dal momento della emanazione di un provvedimento di spesa alla fase di emissione del mandato e di effettuazione del pagamento da parte dell’istituto cassiere (mediante importazione in procedura dei flussi di ritorno dalla banca).
  • Affinamento delle modalità di programmazione al fine di calibrare quanto più possibile gli stanziamenti di bilancio ai fabbisogni di spesa e attivazione di modalità dirette a snellire le procedure connesse con le variazioni di bilancio qualora esse si rendano necessarie nel corso della gestione. Con particolare riferimento a quest’ultimo aspetto, il Consiglio di Amministrazione (delibera del 1 dicembre 2009) ha disposto alcune deleghe in materia di variazioni di bilancio a favore del Dirigente di Ragioneria (variazioni di tipo tecnico prive di contenuto discrezionale) e a favore del Rettore (variazioni di destinazione dei fondi di importo non superiore a 100.000) al fine di velocizzare quanto più possibile il processo.
  • Emanazione di circolari (prot. 32120/2009 e 32150/2009) dirette ai responsabili di budget e ai dipartimenti e centri a gestione autonoma per:

    1. ricordare le principali fasi che compongono il processo di spesa e i principali adempimenti di cui tener conto che possono condizionare le tempistiche di pagamento (acquisizione DURC,  tempistiche di verifica presso Equitalia nel caso di pagamenti superiori ai 10.000 euro, carico inventariale nel caso di beni inventariabili, ecc.);
    2. sensibilizzarli maggiormente sulla programmazione di cassa, soprattutto con riferimento ai settori che generano pagamenti consistenti (stati avanzamenti lavori, rimborsi tasse, ecc.) che necessitano di essere adeguatamente monitorati per evitare rallentamenti determinati da indisponibilità di liquidità.