Disciplina della videosorveglianza nelle sedi universitarie

Emanato con D.R. n. 383 dell'11/07/2012

Art. 1 - Principi generali

Il presente Regolamento disciplina il trattamento dei dati personali, realizzato mediante impianti di videosorveglianza collocati presso le sedi dell’Università Ca’ Foscari Venezia (di seguito per brevità “Università”).
Per quanto non disciplinato dal presente Regolamento, si rinvia a quanto disposto dal Codice in materia di protezione dei dati personali approvato con Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 e ss.mm.ii. (di seguito indicato per brevità “Codice”) e dal Provvedimento del Garante sulla Privacy in materia di videosorveglianza dell’8 aprile 2010.

Il presente Regolamento garantisce che il trattamento dei dati personali, effettuato mediante l’attivazione di impianti di videosorveglianza nelle sedi universitarie, si svolga nel rispetto dei diritti, delle libertà fondamentali, nonché della dignità delle persone fisiche, con particolare riferimento alla riservatezza  e all’identità personale.

Gli impianti di videosorveglianza non potranno essere utilizzati, in base all’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori (legge n. 300 del 20 maggio 1970) per effettuare controlli sull’attività lavorativa dei dipendenti dell’Università.

Gli impianti di videosorveglianza sono finalizzati a:

  1. prevenire e reprimere atti delittuosi presso le sedi universitarie;
  2. garantire un adeguato grado di sicurezza alla popolazione universitaria (dipendenti, studenti, docenti, etc.);
  3. tutelare gli immobili di proprietà o in gestione dell’amministrazione universitaria;
  4. tutelare il patrimonio dei beni mobili presenti nelle sedi universitarie;
  5. prevenire eventuali atti vandalici.

Art. 2 - Il Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati derivanti dall’attività di videosorveglianza svolta all’interno delle sedi dell’Università, ai sensi dell’art. 28 del Codice, è l’Università Cà Foscari.

Il Direttore Generale per ogni particolare sistema indipendente di videoripresa installata designa, ai sensi dell’art. 29 del Codice, il Responsabile del trattamento dei dati.

Art. 3 - Responsabile e incaricato del trattamento

Il Responsabile del trattamento:

  1. deve rispettare quanto previsto, in materia di trattamento dei dati personali, dalle leggi vigenti e dalle disposizioni del presente Regolamento ivi comprese le disposizioni del Garante per la protezione dei dati personali;
  2. deve attenersi alle istruzioni e direttive impartite dal Direttore Generale in materia di trattamento dei dati personali;
  3. deve custodire le chiavi di accesso ai locali e degli armadi dove sono collocati gli strumenti per la videoregistrazione e per la conservazione delle immagini registrate;
  4. deve vigilare sulla corretta conservazione delle immagini e sulla loro distruzione al termine del periodo previsto per la conservazione delle stesse, come descritto al successivo art. 4 del presente Regolamento;
  5. ha la responsabilità del procedimento, ai sensi e per gli effetti della Legge 7 agosto 1990, n. 241 e s.m.i., diretto all’esercizio del diritto di accesso ai dati da parte dei soggetti interessati e/o delle autorità competenti;
  6. deve vigilare affinché le telecamere rispettino gli orari di videoregistrazione previsti, garantendo che la cancellazione automatica dei dati avvenga entro e non oltre il termine previsto dal presente Regolamento;
  7. è tenuto a verificare che vengano eseguite le manutenzioni degli impianti e che gli stessi siano regolarmente funzionanti.
  8. controlla l’attività degli incaricati del trattamento, impartendo agli stessi opportune istruzioni/direttive.

I Responsabili del trattamento designano per iscritto, ai sensi dell’art. 30 del Codice, i soggetti incaricati del trattamento dei dati raccolti attraverso gli impianti di videosorveglianza. Gli incaricati del trattamento dei dati devono operare secondo le istruzioni/direttive impartite dal Responsabile del trattamento.

L’incaricato è autorizzato, nell’espletamento dell’attività di televigilanza delle sedi universitarie, a prendere visione delle immagini esclusivamente in tempo reale.

Ove siano necessari interventi di manutenzione, i soggetti preposti alle predette operazioni possono accedere alle immagini registrate esclusivamente per verifiche tecniche degli apparati di videoregistrazione. La visione delle immagini videoregistrate dovrà avvenire alla presenza dell’incaricato e/o del Responsabile del trattamento.

Art. 4 - Conservazione delle immagini

Le immagini registrate mediante le telecamere collocate presso le sedi dovranno essere conservate in appositi hard disk (contenuti in videoregistratori digitali) per un periodo non superiore a ventiquattro ore successive alla loro rilevazione, dopodiché le stesse dovranno essere automaticamente cancellate. Rimangono salve speciali esigenze di ulteriore conservazione in relazione a festività o chiusura delle sedi universitarie, nonché nel caso di specifiche richieste del Titolare del trattamento e dell’autorità giudiziaria.

Durante i periodi di chiusura programmati dell’Ateneo, le registrazioni potranno essere conservate per motivi di sicurezza delle sedi universitarie per l’intero periodo di chiusura dell’Ateneo stesso.
La conservazione degli hard disk dove sono registrate le immagini deve avvenire in appositi armadi di sicurezza, la cui chiave è custodita dal Responsabile del trattamento e/o dal Titolare.

L’accesso ai locali e/o agli armadi dove sono collocati gli strumenti di registrazione dovrà essere autorizzato dal Titolare o dal Responsabile del trattamento.

Le immagini registrate, limitatamente al periodo di conservazione delle stesse, possono essere riesaminate dal Responsabile del trattamento in caso di effettiva necessità per il conseguimento delle finalità di cui all’ultimo comma dell’art. 1 del Regolamento.

Art. 5 - Informativa

Gli interessati (dipendenti, studenti, etc.) devono essere sempre informati che stanno per accedere in una zona videosorvegliata utilizzando il modello semplificato di informativa "minima" definito dall’Autorità per la protezione dei dati personali, indicante il titolare del trattamento e la finalità perseguita.

In presenza di più telecamere, in relazione alla vastità dell'area oggetto di rilevamento e alle modalità delle riprese, potranno essere installati più cartelli.

Il supporto con l'informativa:

  • deve essere collocato prima del raggio di azione della telecamera, anche nelle sue immediate vicinanze e non necessariamente a contatto con gli impianti;
  • deve avere un formato ed un posizionamento tale da essere chiaramente visibile in ogni condizione di illuminazione ambientale, anche quando il sistema di videosorveglianza sia eventualmente attivo in orario notturno.

Art. 6 - Diritti dell’interessato

In relazione al trattamento dei dati personali all’interessato (ossia la persona cui si riferiscono i dati personali), dietro presentazione di apposita richiesta, spettano i diritti di cui all’art. 7 del Codice.

La richiesta di cui al comma 1 può essere trasmessa al Titolare o al Responsabile mediante lettera raccomandata, telefax, posta elettronica o comunicata oralmente, che dovrà provvedere in merito entro 30 (trenta) giorni dal ricevimento della richiesta stessa.

Art. 7 - Collocazione delle telecamere

La collocazione delle telecamere è riportata in appositi documenti custoditi dal dirigente dell’’Area Servizi Immobiliari e Acquisti. L’integrazione o la modifica della collocazione delle telecamere viene autorizzata dal Direttore Generale

Art. 8 - Entrata in vigore

Il presente Regolamento entra in vigore il giorno successivo a quello della sua emanazione con decreto rettorale.