Gestione, tenuta e tutela dei documenti amministrativi

Regolamento per la gestione, tenuta e tutela dei documenti amministrativi dal protocollo all'archivio storico per l'amministrazione centrale e per le strutture didattiche, di ricerca e di servizio.

Emanato con D.R. n. 448/2012 del 06/08/2012

CAPO I - Ambito di applicazione e definizioni

 Art. 1 - Ambito di applicazione

  1. Il presente regolamento disciplina le procedure di protocollo, nonché la gestione, la tenuta e la tutela dei documenti amministrativi e dell’archivio dell’Università Ca’ Foscari Venezia, la quale costituisce, ancorché articolata in aree organizzative omogenee, un’istituzione unitaria e organica.
  2. Le procedure, le modalità di gestione, le disposizioni per la tenuta e la tutela dei documenti sono obbligatorie. Il mancato rispetto di esse non ha riflessi sulla validità o sull’esistenza del documento, ma può comportare responsabilità per il venir meno o l’affievolirsi delle garanzie giuridico-probatorie.

Art. 2 - Definizioni

  1. Ai fini del presente Regolamento, si intende:

    1. per documento amministrativo, una rappresentazione, comunque formata (grafica, cinematografica, informatica etc.), del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti dall’Università Ca’ Foscari Venezia, indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica della loro disciplina sostanziale, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa;
    2. per documento dell’Università Ca’ Foscari Venezia, un documento prodotto o acquisito, in uno dei modi previsti dal presente regolamento, dall’amministrazione centrale e dalle strutture didattiche, di ricerca e di servizio dell’Università Ca’ Foscari Venezia, nello svolgimento della proprie attività o nell’esercizio delle proprie funzioni;
    3. per documento cartaceo o analogico, un documento amministrativo rappresentato su supporto cartaceo tradizionale, leggibile direttamente e senza l’ausilio di strumenti. Il termine “analogico”, in antitesi lessicale a “informatico”, sta ad indicare il documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carte (esempio i documenti cartacei), come le immagini su film (esempio le pellicole mediche, microfilm), come le magnetizzazioni su nastro (esempio cassette e nastri magnetici audio e video);
    4. per copia informatica di documenti analogici, l’immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico nel rispetto delle regole tecniche previste in materia; essa ha la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono tratte, se la loro conformità all’originale non è espressamente disconosciuta;
    5. per documento informatico o nativo digitale, la rappresentazione informatica di un documento amministrativo indipendentemente dal tipo di supporto digitale sul quale è affisso (CD Rom, file, DVD, Pen Drive, etc.). Il documento informatico o nativo digitale è sempre costituito da un insieme di valori binari registrati su un supporto di memorizzazione che attraverso un processo di lettura e decodifica, eseguito in un determinato ambiente tecnologico composto da hardware e software di base, diventa rappresentativo di atti, fatti o dati rilevanti ai fini amministrativi;
    6. per firma elettronica: l’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica;
    7. per firma elettronica avanzata: insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un documento informatico che consentono l'identificazione del firmatario del documento e garantiscono la connessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati;
    8. per firma digitale: un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici
    9. per Amministrazione centrale, l’insieme delle strutture incaricate delle funzioni amministrative, finanziarie e tecniche di supporto all’attività dell’Università nel suo complesso. Le strutture dell’Amministrazione centrale sono individuate con decreto del Direttore Generale;
    10. per Strutture didattiche, di ricerca e di servizio previste dallo Statuto di Ateneo, le unità organizzative che svolgono le funzioni didattiche, di ricerca e di servizio con propri organi di gestione (Dipartimenti, Scuole, Centri, Biblioteche, etc.);
    11. per uffici amministrativi, il complesso delle risorse umane e strumentali organizzate per lo svolgimento delle attività giuridiche, tecniche, finanziarie e contabili dell’Università Ca’ Foscari Venezia, dirette alla certificazione e realizzazione delle volontà degli organi di governo e delle determinazioni gestionali e organizzative. Ai fini del presente regolamento gli uffici amministrativi si distinguono in uffici dell’Amministrazione centrale e in uffici delle Strutture didattiche, di ricerca e di servizio;
    12. per archivio, il complesso dei documenti prodotti e acquisiti nello svolgimento dell’attività e nell’esercizio delle funzioni dell’Università Ca’ Foscari Venezia. Fanno parte dell’archivio dell’Università Ca’ Foscari Venezia anche gli archivi e i documenti acquisiti per dono, deposito, acquisto o a qualsiasi altro titolo;
    13. per protocollo, uno strumento tecnico costituito dall’insieme delle procedure e degli elementi attraverso i quali i documenti vengono trattati con finalità giuridico-probatorie e gestionali.
    14. per UOR, si intendono le Unità organizzative responsabili dei procedimenti amministrativi.

CAPO II - Il documento

Art. 3 - Inalienabilità e produzione dei documenti

  1. I documenti dell’Università Ca’ Foscari Venezia sono beni inalienabili. L’archivio nel suo complesso è sottoposto a particolari tutele e garanzie previste dalla legge.
  2. E’ possibile eliminare i documenti dai propri archivi attraverso una procedura di selezione legale dei documenti. Lo scarto dei documenti è autorizzato dalla Soprintendenza archivistica per il Veneto che ha compiti di vigilanza sull’archivio dell’Università Ca’ Foscari Venezia.

Art. 4 - Tipologia dei documenti in base allo stato di trasmissione

  1. I documenti in base allo stato di trasmissione si distinguono in:

    1. documenti in arrivo;
    2. documenti in partenza;
    3. documenti interni.

  2. Per documenti in arrivo si intendono i documenti di rilevanza giuridico-probatoria, acquisiti dalle UOR (unità organizzative responsabili) dell’Ateneo nell’esercizio delle proprie funzioni e provenienti da un soggetto, pubblico o privato, esterno all’Università  Ca’ Foscari Venezia.
  3. Per documenti in partenza si intendono i documenti di rilevanza giuridico-probatoria, prodotti dalle UOR (unità organizzative responsabili) dell’Ateneo nell’esercizio delle proprie funzioni e indirizzati ad un soggetto, pubblico o privato, esterno all’Università Ca’ Foscari Venezia.
  4. I documenti interni sono quelli scambiati tra gli uffici dell’Amministrazione centrale, tra gli uffici delle strutture dell’Ateneo, nonché quelli scambiati tra gli uffici dell’Amministrazione centrale e gli uffici delle strutture dell’Ateneo. Essi si distinguono in:

    1. documenti di preminente carattere giuridico-probatorio; I documenti interni di preminente carattere giuridico-probatorio sono quelli redatti dagli uffici nell’esercizio delle proprie funzioni e al fine di documentare fatti inerenti all’attività svolta e alla regolarità delle azioni amministrative o qualsiasi altro documento dal quale possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi.
    2. documenti di preminente carattere informativo. I documenti interni di preminente carattere informativo sono - a mero titolo esemplificativo - memorie informali, appunti, brevi comunicazioni o simili, scambiate tra uffici.

  5. I documenti vanno protocollati e gestiti secondo le disposizioni e le eccezioni previste nei successivi articoli.
  6. Con apposito provvedimento del Direttore Generale sono individuati i documenti da non protocollare.

Art. 5 - Serie delle delibere, dei decreti, delle determinazioni, dei verbali, delle circolari, dei contratti, dei buoni d’ordine, dei dispositivi di liquidazione, delle fatture e rispettivi repertori generali 

  1. Ciascun complesso delle delibere, dei decreti, delle determinazioni, dei verbali, delle circolari, dei contratti, dei buoni d’ordine, dei dispositivi di liquidazione e delle fatture costituisce una serie archivistica.
  2. Ciascuna serie delle delibere, dei decreti, delle determinazioni, dei verbali, delle circolari, dei contratti, dei buoni d’ordine, dei dispositivi di liquidazione e delle fatture deve essere corredata da un proprio repertorio generale.
  3. Nel repertorio generale vanno riportati gli elementi obbligatori del protocollo e un ulteriore numero progressivo, denominato «numero di repertorio», che identifica il documento all’interno della serie.
  4. La numerazione del repertorio generale ha cadenza annuale, cioè inizia il 1° gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno.
  5. Sono istituiti i seguenti repertori generali:

    1. Repertorio generale delle delibere del Senato accademico;
    2. Repertorio generale delle delibere del Consiglio di Amministrazione;
    3. Repertorio generale dei verbali del Consiglio di Amministrazione;
    4. Repertorio generale dei verbali del Senato accademico;
    5. Repertorio generale dei decreti del Rettore;
    6. Repertorio generale dei decreti del Direttore Generale
    7. Repertorio generale dei decreti dei Direttori delle strutture didattiche, di ricerca e di servizio (Dipartimenti, Scuole, Centri e SBA);
    8. Repertorio generale delle determinazioni dei Dirigenti;
    9. Repertorio generale dei verbali;
    10. Repertorio generale delle circolari;
    11. Repertorio generale dei contratti e convenzioni;
    12. Repertorio generale dei buoni d’ordine;
    13. Repertorio generale dei dispositivi di liquidazione
    14. Repertorio generale delle fatture.

Art. 6 - Gestione e archiviazione delle delibere, dei decreti, delle determinazioni, dei verbali, delle circolari, dei contratti e convenzioni, dei buoni d’ordine, dei dispositivi di liquidazione e delle fatture

  1. Per ogni delibera, decreto, determinazione, verbale, circolare, contratto, buono d’ordine e dispositivo di liquidazione deve essere prodotto un solo originale, ferme restando le copie dichiarate conformi e le copie di carattere informativo riprodotte per le esigenze d’ufficio.
  2. L’originale va conservato nel rispettivo fascicolo (o sottofascicolo, inserto), insieme ai documenti che afferiscono al medesimo affare o procedimento amministrativo.
  3. E’ fatto obbligo associare, in sede di registrazione del documento al protocollo informatico (Titulus), il file in formato pdf  dei decreti, delle determinazioni dirigenziali e dei contratti, debitamente firmati e datati.

Art. 7 - Elementi di garanzia e di informazione dei documenti

  1. I documenti prodotti, indipendentemente dal supporto sul quale sono scritti, devono riportare opportunamente evidenziate e se disponibili le seguenti informazioni, secondo il modello adottato dall’Università Ca’ Foscari Venezia e distribuito dall’ufficio preposto:

    1. stemma accompagnato dalla dicitura « Università Ca’ Foscari Venezia »;
    2. struttura di riferimento con l’eventuale articolazione in unità organizzative responsabili (aree, servizi, uffici, settori);
    3. indirizzo completo (via, numero, c.a.p., città, provincia, stato);
    4. indirizzo di posta elettronica certificata (PEC);
    5. data completa (luogo, giorno, mese, anno);
    6. numero di protocollo;
    7. numero di repertorio generale;
    8. indice di classificazione composto da titolo, classe, fascicolo e da altre eventuali suddivisioni;
    9. numero degli allegati;
    10. descrizione degli allegati;
    11. numero di collegamento o di riferimento ad un eventuale precedente;
    12. oggetto del documento;
    13. sigla del responsabile del procedimento amministrativo con relativa firma autografa, elettronica avanzata o digitale e, qualora ritenute necessarie, anche le sigle del responsabile della composizione del testo (o della immissione dati) e del direttore dell’unità organizzativa responsabile o di chi ne fa le veci con relativa firma autografa, elettronica avanzata o digitale.

    Possono inoltre essere riportati altri elementi quali:

    • numero di telefono;
    • numero di telefax;
    • indirizzo di posta elettronica;
    • eventuale nome informatico assegnato d’ufficio al documento stesso (nome del file).

Art. 8 - Originale e minuta del documento

  1. Ogni documento cartaceo in partenza o interno va redatto in due originali denominati “originale” e “minuta”.
  2. Per originale si intende la redazione definitiva del documento, perfetta e autentica negli elementi sostanziali e formali (carta intestata, formulario amministrativo, firma, etc.).
  3. Per minuta si intende l’originale del documento conservato agli atti, cioè nel fascicolo relativo al procedimento amministrativo trattato o all’affare.
  4. Sia l’originale che la minuta vanno corredati di firma autografa. Le sigle vanno apposte soltanto sulla minuta.
  5. Il documento destinato alla spedizione è l’originale.
  6. Qualora i destinatari siano piú di uno, possono essere spedite copie dell’originale.
  7. La minuta del documento, sulla quale viene apposta la dicitura «agli atti» o «minuta», è conservata nel fascicolo cui afferisce.
  8. I documenti da trasmettere via fax, tramite PEC o tramite posta elettronica non certificata sono redatti in un unico originale e corredati di firma autografa e delle eventuali sigle. In caso di trasmissioni via PEC o tramite posta elettronica non certificata, il documento da inviare è una copia per immagine (in formato PDF) del documento analogico originale di cui al precedente art. 2, lettera d).
  9. Il documento nativo digitale, al quale non si applicano le disposizioni di cui ai precedenti commi da 1 a 7, è corredato di firma elettronica avanzata o digitale, e prodotto in conformità alle norme vigenti in materia di documento informatico. Esso è conservato nel fascicolo cui afferisce.
  10. La copia informale dell’originale, inviata a titolo informativo agli organi o agli uffici e che non attivi procedimenti amministrativi, va eliminata a cura del destinatario.
  11. Al fine di agevolarne l’eliminazione, su ciascuna copia va impressa la dicitura «copia» a cura dell’ufficio protocollo o dell’ufficio mittente.
  12. Per la copia informatica, in analogia a quanto disposto nel comma precedente, sono attivate procedure automatizzate di eliminazione.

Art. 9 - Uso del fax, dei sistemi informatici, telematici, di posta elettronica e di posta elettronica certificata

  1. L’uso del fax, consentito al fine di velocizzare lo scambio di informazioni con enti pubblici, enti privati, cittadini e tra l’Amministrazione centrale e le Strutture didattiche, di ricerca e di servizio previste dallo Statuto, è riconosciuto valido a tutti gli effetti di legge; pertanto i documenti ricevuti o spediti via fax non devono più essere acquisiti o inviati nel formato originale.
  2. L’uso di sistemi informatici, telematici, di posta elettronica e di posta elettronica certificata (PEC) per la redazione dei documenti amministrativi è consentito secondo i criteri e le modalità di elaborazione, protezione, sicurezza e trasmissione dettati dalla normativa vigente; i documenti ricevuti o spediti via PEC non devono più essere acquisiti o inviati nel formato originale.
  3. Le comunicazioni di documenti tra l’Università Ca’ Foscari Venezia e altre Pubbliche Amministrazioni  possono avvenire mediante l’utilizzo della posta elettronica non certificata; esse sono valide ai fini del procedimento amministrativo una volta che ne sia verificata la provenienza secondo la normativa vigente in materia e in particolare: a) se sono dotate di segnatura di protocollo oppure b) se sono sottoscritte con firma digitale o altro tipo di firma elettronica avanzata.
  4. I documenti trasmessi da chiunque all’Università Ca’ Foscari Venezia via posta elettronica non certificata  soddisfano il requisito della forma scritta e sono da considerarsi originali a tutti gli effetti di legge solo se sottoscritti con firma digitale o con firma elettronica avanzata. La loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale.
  5. Fatto salvo quanto previsto al precedente comma 3, il documento e le comunicazioni privi di sottoscrizione o di firma autografa ricevuti via posta elettronica non certificata possono, a discrezione del responsabile del procedimento, essere protocollati in modo tale da garantirne la immodificabilità. In tal caso la e-mail e i relativi allegati devono essere inoltrati per la registrazione in formato PDF al Settore Protocollo, che li archivierà nel medesimo formato.
  6. Le comunicazioni interne alle strutture dell’Università Ca’ Foscari possono avvenire mediante l’uso della posta elettronica non certificata proveniente da indirizzi appartenenti al dominio di posta dell’Ateneo. Nel caso di messaggi di posta elettronica non certificata scambiati senza protocollo tra uffici e strutture dell’Ateneo, è il destinatario a valutare la possibilità di effettuare o meno la registrazione tra i documenti non protocollati.

CAPO III - Il protocollo

Art. 10 - Individuazione delle aree omogenee per la gestione del protocollo unico

  1. L’Amministrazione centrale e le Strutture didattiche, di ricerca e di servizio sono considerate un’unica «area organizzativa omogenea», dotata di un proprio protocollo unico, denominato «Protocollo unico di Ateneo».
  2. Lo standard informativo e informatico per la gestione del protocollo unico è stabilito con atto organizzativo dal Direttore Generale.
  3. Con Decreto del Direttore Generale sarà attivato il protocollo per ogni eventuale ulteriore area organizzativa omogenea, quale ad esempio la Fondazione Università Ca’ Foscari Venezia.
  4. Non è ammesso l’utilizzo del cosiddetto protocollo interno o di qualsiasi altra forma di protocollazione o di registratura diversa dal protocollo unico. 

Art. 11 - Elementi obbligatori - Registratura ed elementi accessori del protocollo

  1. Il protocollo è costituito da:

    1. elementi obbligatori, di rilevanza giuridico-probatoria, cioè di attestazione e certificazione di atti, fatti o cose giuridicamente rilevanti il cui insieme è denominato Registratura:

      1. data di registrazione;
      2. numero di protocollo;
      3. mittente per il documento in arrivo;
      4. destinatario per il documento in partenza;
      5. oggetto;
      6. numero degli allegati;
      7. descrizione degli allegati.

    2. elementi accessori, di rilevanza amministrativa, gestionale e organizzativa che possono aggiungersi alla registratura per migliorare l’efficienza dei procedimenti amministrativi, dell’archivio e delle banche dati. Gli elementi accessori del protocollo, gestiti e integrati in forma modulare con gli elementi obbligatori, sono legati alle seguenti funzioni:

      1. gestione degli affari e dei procedimenti amministrativi;
      2. gestione dell’archivio;
      3. gestione delle banche dati.

  2. Il protocollo, in armonia con la normativa vigente, può prevedere elementi accessori, rilevanti sul piano amministrativo, organizzativo e gestionale, sempre che le rispettive informazioni siano disponibili.
  3. Il Direttore Generale, con proprio atto organizzativo e al fine di migliorare l’efficacia e l’efficienza dell’azione amministrativa, può determinare, modificare e integrare gli elementi accessori del protocollo.
  4. La registrazione degli elementi accessori del protocollo può essere modificata, integrata e cancellata in base alle esigenze degli uffici e del responsabile del procedimento amministrativo.

Art. 12 - Effetti della registratura

  1. Tutti i documenti sottoposti a registratura, anche se irregolare o incompleta, sono a tutti gli effetti documenti amministrativi dell’Università Ca’ Foscari Venezia, così come descritti all’art. 2 comma 1 lettera a) del presente regolamento.

Art.13 - Inalterabilità, immodificabilità e validità degli elementi obbligatori del protocollo

  1. La registrazione degli elementi obbligatori del protocollo non può essere modificata né integrata, né cancellata, ma soltanto annullata mediante un’apposita procedura, descritta nel successivo art. 19.
  2. L’inalterabilità e l’immodificabilità degli elementi obbligatori del protocollo devono essere garantite:

    1. in via informatica (su supporto magnetico, ottico o simile) rendendo i campi degli elementi obbligatori scrivibili una sola volta (scrittura irreversibile) e/o protetti da sistemi di crittografia digitale;
    2. in via residuale (su supporto cartaceo o simile) con l’utilizzo di inchiostro indelebile e di un registro con fogli progressivi numerati, senza abrasioni e senza correzioni illeggibili.

Art. 14 - Il numero di protocollo

  1. Il numero di protocollo è un numero cardinale.
  2. Il numero di protocollo individua un unico documento e, di conseguenza, ogni documento reca un solo numero di protocollo.
  3. Non è consentita la protocollazione né la trasmissione di un documento recante un numero di protocollo già utilizzato, neppure se l’affare o il procedimento amministrativo si esaurisce con un documento ricevuto e la risposta al medesimo nello stesso giorno di protocollazione.

Art. 15 - Segnatura di protocollo e data di registrazione

  1. La «segnatura» è l’apposizione o l’associazione all’originale del documento delle informazioni riguardanti il documento stesso, effettuata in forma permanente e non modificabile.
  2. La data di registrazione è il giorno in cui un documento viene registrato attraverso la segnatura, completa di tutti gli elementi obbligatori del protocollo. La data di registrazione va espressa nel formato giorno/mese/anno (gg/mm/aaaa).

Art. 16 - Mittente e destinatario 

  1. Il mittente è l’autore o gli autori del documento in arrivo, persona fisica o persona giuridica.
  2. Il destinatario è la persona fisica o persona giuridica alla quale viene inviato il documento in partenza o l’unità organizzativa responsabile cui è inviato il documento interno.
  3. La registrazione di uno o piú destinatari “per conoscenza” costituisce un elemento accessorio.

Art. 17 - Oggetto

  1. L’oggetto è l’indicazione sommaria del contenuto del documento e dei suoi elementi giuridicamente rilevanti.
  2. L’oggetto va espresso con l’uso di almeno trenta caratteri non ripetibili.

Art. 18 - Numero e descrizione degli allegati

  1. Gli allegati sono documenti di corredo o integrativi del documento e vengono individuati attraverso l’indicazione del numero e della loro descrizione sommaria.
  2. Vanno parimenti individuati e descritti inserti e annessi.

Art. 19 - Annullamento di una registrazione di protocollo

  1. È consentito, indipendentemente dal supporto materiale del registro di protocollo (cartaceo, informatico, etc.), l’annullamento di una registrazione di protocollo solo attraverso l’apposizione della dicitura «annullato».
  2. L’apposizione della dicitura «annullato» deve essere effettuata in maniera tale da consentire la lettura delle informazioni registrate in precedenza e da non alterare le informazioni registrate negli elementi obbligatori del protocollo.

Art. 20 - Registro di protocollo informatizzato

  1. Gli elementi del protocollo devono essere annotati in un apposito registro, denominato «registro di protocollo».
  2. Il registro di protocollo è un atto pubblico originario che fa fede della tempestività e dell’effettivo ricevimento e spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso ed è idoneo a produrre effetti giuridici a favore o a danno delle parti.
  3. In presenza del protocollo informatizzato, al fine di tutelare l’integrità e la regolarità delle registrazioni, l’area dell’Amministrazione che presidia i sistemi informatici provvede con cadenza almeno settimanale ad effettuare un back-up su formato digitale del registro giornaliero di protocollo.
  4. Entro il mese di gennaio, il responsabile del servizio di protocollo provvede, attraverso l’area dell’Amministrazione che presidia i sistemi informatici, al salvataggio su formato digitale del registro di protocollo dell’anno precedente e, verificata la congruità delle registrazioni, allo scarto dei back-up dei registri settimanali di protocollo dell’anno precedente
  5. Il registro di protocollo è soggetto alle forme di pubblicità, di riservatezza, di accesso e di tutela di situazioni giuridicamente rilevanti previste dalla normativa vigente.
  6. Il registro di protocollo ha cadenza annuale, cioè inizia il 1° gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno.

Art. 21 - Registrazioni su piattaforme digitali diverse dal protocollo informatizzato

  1. Per talune forme di iscrizione o partecipazione a procedure concorsuali o selettive, l’Università Ca’ Foscari Venezia può utilizzare procedure di registrazione on-line su piattaforme digitali diverse dal protocollo informatizzato, previa identificazione informatica del soggetto che vi accede.

Art. 22 - Riservatezza temporanea delle informazioni

  1. E’ previsto l’accesso riservato e differito al protocollo unico per i procedimenti amministrativi che richiedano la riservatezza temporanea delle informazioni.
  2. Il responsabile dell’immissione dei dati deve indicare contestualmente alla registrazione di protocollo anche l’anno, il mese e il giorno, nel quale le informazioni temporaneamente riservate divengono soggette alle forme di pubblicità previste dalla normativa vigente.

Art. 23 - Il protocollo particolare

  1. Il protocollo particolare è costituito dal complesso di documenti, registrati all’interno del protocollo unico, con una procedura che garantisca l’accesso riservato.
  2. L’attivazione del protocollo particolare è prevista per:

    1. documenti legati a vicende di persone o a fatti privati o particolari;
    2. documenti di carattere politico, strategico e di indirizzo di competenza del Rettore o del Direttore Generale che, se resi di pubblico dominio, possano ostacolare il raggiungimento degli obiettivi prefissati;
    3. documenti dalla cui contestuale pubblicità possa derivare pregiudizio a terzi o al buon andamento dell’attività amministrativa;
    4. le tipologie di documenti individuati dall’art. 24 della legge 7 agosto 1990 n. 241 s.m.i. e dall’art. 8 del D.P.R. 27 giugno 1992 n. 352.

  3. L’attivazione del protocollo particolare è disposta per l’Amministrazione centrale dal Rettore o dal Direttore Generale, mentre per le strutture didattiche, di ricerca e di servizio dall’organo monocratico preposto alla direzione della struttura.

Art. 24 - Procedure del protocollo particolare

  1. Il protocollo particolare è utilizzato dal Rettore o dal Direttore Generale mediante provvedimento espresso, cioè con l’apposizione della propria firma o nota autografa sul documento da registrare mediante procedure particolari con accesso riservato.
  2. Le procedure adottate per la gestione dei documenti e dei procedimenti amministrativi ad accesso riservato, comprese la protocollazione, la classificazione e la fascicolazione, sono le stesse adottate per gli altri documenti e procedimenti amministrativi.

Art. 25 - Consultabilità dell’archivio particolare

  1. I documenti e i fascicoli dell’archivio particolare divengono consultabili alla scadenza dei termini indicati in attuazione della normativa indicata al precedente art. 23, comma 2, lettera d), nonché degli artt. 122-127 del D.Lgs. n. 42/2004.
  2. Motivate richieste di consultazione potranno essere accolte prima della scadenza dei termini con le procedure previste dalla normativa vigente.

CAPO IV - Sistema informativo documentario, flusso e gestione archivistica del documento

SEZIONE I - Documento di arrivo 

Art. 26 - Apertura e protocollazione della corrispondenza in arrivo

  1. La corrispondenza in arrivo va aperta di norma nel medesimo giorno lavorativo di ricezione e contestualmente protocollata.
  2. Gli addetti al protocollo dell’Amministrazione centrale e gli addetti alla protocollazione delle strutture didattiche, di ricerca e di servizio provvedono alla registrazione del documento in arrivo con l’assegnazione degli elementi obbligatori del protocollo, descritti all’art. 11, cioè della data di registrazione, del numero di protocollo, del mittente, dell’oggetto del documento, del numero e della descrizione degli eventuali allegati.
  3. Qualora venga erroneamente registrato un documento di competenza di terzi (altro ente, altra persona fisica o giuridica), la registrazione va annullata con le procedure descritte all’art. 19, utilizzando un altro numero di protocollo per la trasmissione a chi di competenza.

Art. 27 - Rilascio di ricevuta del documento in arrivo

  1. Qualora un documento sia consegnato personalmente dal mittente o da altra persona incaricata e venga richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l’avvenuta consegna, l’ufficio protocollo è autorizzato a fotoriprodurre gratuitamente il documento con già segnato il relativo numero di protocollo.
  2. La semplice ricevuta da allegare al documento non è riconosciuta valida ai fini giuridici e probatori.
  3. Qualora il documento sia composto di piú pagine, è sufficiente la fotoriproduzione gratuita della prima pagina, mentre ulteriori costi di copia sono a carico di chi presenta il documento da protocollare.
  4. Nel caso di domande per la partecipazione ad alcune tipologie di selezione (ad es. concorsi per il personale), il documento in arrivo può essere preventivamente visionato dall’unità organizzativa responsabile del procedimento amministrativo al fine di rilevare la completezza e la regolarità della documentazione presentata.

Art. 28 - Trattamento della corrispondenza in casi particolari

  1. La corrispondenza non viene aperta nei seguenti casi:

    1. corrispondenza riportante l’indicazione «offerta», «gara d’appalto», «concorso» o simili, o comunque dalla cui confezione si evinca la partecipazione ad una gara;
    2. corrispondenza riportante l’indicazione «riservata», «personale», «confidenziale» o simili, o comunque dalla cui confezione si evinca evidentemente il carattere di corrispondenza privata.

Art. 29 - Protocollazione della busta di una gara

  1. La corrispondenza di cui alla lettera a) comma 1 articolo 28, va inoltrata alla unità organizzativa responsabile del procedimento amministrativo dopo aver apposto il numero di protocollo e la data di registrazione direttamente sulla busta (plico o simili).
  2. Aperta la busta (plico o simili), il responsabile del procedimento amministrativo riporta sulla domanda di partecipazione alla gara il numero di protocollo e la data di registrazione già assegnati al documento, conservando la busta (plico o simili) come allegato.
  3. Espletata la gara e trascorsi i termini di legge per eventuali ricorsi, possono essere eliminate le buste (plichi e simili).
  4. Fanno eccezione a quanto disposto nei precedenti commi le gare telematiche, in relazione alle quali le domande di partecipazione e la relativa documentazione rimangono acquisite alla ditta fornitrice della piattaforma digitale messa a disposizione per lo svolgimento delle gare medesime. 

Art. 30 - Corrispondenza inviata nominativamente

  1. La corrispondenza di cui alla lettera b) comma 1 articolo 28 va inoltrata direttamente al destinatario.
  2. Il personale - docente, tecnico amministrativo e collaboratori ed esperti linguistici - che si accorga di aver ricevuto tra la propria corrispondenza un documento inerente a procedimenti amministrativi o affari di competenza dell’Amministrazione centrale o di una Struttura didattica, di ricerca e di servizio, deve consegnarlo o farlo pervenire tempestivamente al rispettivo ufficio protocollo.

Arti. 31 - Differimento della protocollazione del documento in arrivo

  1. Qualora dalla mancata registrazione di protocollo del documento nel medesimo giorno lavorativo di ricezione possa venire meno un diritto di terzi, con motivato provvedimento del responsabile del servizio di protocollo si differiscono i termini di registrazione.
  2. L’ufficio incaricato della registrazione annota sul documento o sul plico il differimento dei termini di registrazione.

Art. 32 - Determinazione dell’unità organizzativa responsabile del documento in arrivo; compiti del responsabile del procedimento amministrativo sul documento in arrivo 

  1. Il servizio di protocollo informatico, assegna il documento protocollato all’unità organizzativa responsabile del procedimento.
  2. Il responsabile della unità organizzativa medesima assegna a sè o ad altro dipendente addetto all’unità organizzativa la responsabilità del procedimento amministrativo.
  3. I documenti in arrivo sono trasmessi in originale e per competenza ad una sola unità organizzativa responsabile.
  4. Qualora l’unità organizzativa o il responsabile del procedimento individuati non riconosca il documento ricevuto tra le proprie competenze, deve prontamente restituirlo al protocollo.
  5. Qualora il procedimento amministrativo coinvolga più di un’unità organizzativa responsabile, il servizio di protocollo informatico attiva una conferenza di servizi.
  6. Spettano al responsabile del procedimento amministrativo i compiti relativi alla gestione del documento e alla registrazione delle informazioni ad esso collegate, cioè degli elementi accessori del protocollo (fascicolazione, termini di conclusione del procedimento amministrativo, etc.).

Art. 33 - Oggetto del documento in arrivo

  1. Ogni documento in arrivo deve essere protocollato con l’indicazione dell’oggetto. L’oggetto, individuato da una stringa di testo linguisticamente decorosa, deve indicare con precisione gli elementi giuridicamente rilevanti del documento.
  2. Qualora un documento tratti piú argomenti, imputabili a procedimenti amministrativi diversi, è consentito archiviarlo in relazione ai diversi procedimenti amministrativi. 
  3. Il documento originale recherà, oltre alla propria classificazione (descritta al successivo art. 42, anche quelle assegnate a ciascuna copia.
  4. Ciascuna copia recherà invece quella propria e quella assegnata al documento originale.

Art. 34 - Protocollazione di un documento informatico in arrivo

  1. Il documento informatico (o nativo digitale) in arrivo va protocollato seguendo le procedure stabilite dalla normativa vigente.

SEZIONE II - Documento di partenza

Art. 35 - Compiti del responsabile del procedimento amministrativo sul documento in partenza, sul documento interno e sul documento da repertoriare

  1. Spettano al responsabile del procedimento amministrativo i compiti relativi alla produzione e alla gestione del documento in partenza, cioè la registrazione degli elementi obbligatori e degli elementi accessori del protocollo e la gestione archivistica del documento medesimo, descritta all’art. 40.
  2. Sui documenti cartacei da repertoriare (es. decreti, determinazioni dirigenziali, buoni d’ordine), il responsabile del procedimento annota sull’unico esemplare del documento tutti gli elementi accessori (es. dati identificativi del visto di regolarità contabile, se riportati altrove) che siano stati appositamente individuati dal Direttore Generale con proprio atto organizzativo ai sensi del precedente art. 11, comma 3.

Art. 36 - Oggetto del documento in partenza e del documento interno

  1. Ogni documento in partenza deve trattare un unico argomento, indicato chiaramente a cura dell’autore con una stringa di testo linguisticamente decorosa e riportante con precisione gli elementi giuridicamente rilevanti.

Art. 37 - Sottoscrizioni e firme sul documento in partenza

  1. Le sottoscrizioni e le firme necessarie alla redazione e alla perfezione giuridica del documento in partenza vanno apposte prima della protocollazione, siano esse digitali o analogiche.

Art. 38 - Trasmissione e spedizione del documento in partenza e interno

  1. Il documento in partenza o interno viene di norma trasmesso o spedito entro il medesimo giorno lavorativo.
  2. Qualora i destinatari siano piú di tre, la registrazione di protocollo potrà riportare il destinatario primo nominato e rinviare all’elenco dei destinatari che deve essere conservato in allegato alla minuta (originale agli atti).
  3. La confezione (busta, plico o simili) - se esistente - del documento in partenza, riporta la denominazione dell’ufficio (scritta, se del caso, manualmente) cui afferisce il responsabile del procedimento amministrativo.

Art. 39 - Protocollazione di un documento informatico in partenza e interno

  1. Il documento informatico (o nativo digitale) in partenza e il documento informatico interno vanno protocollati mediante l’apposizione della firma elettronica avanzata o digitale dell’autore, cioè del responsabile del procedimento amministrativo, con le procedure stabilite dalla normativa vigente.

SEZIONE III - Gestione archivistica del documento

Art. 40 - Gestione archivistica del documento

  1. Spettano al responsabile del procedimento amministrativo i compiti relativi alla gestione archivistica del documento.
  2. Per gestione archivistica del documento si intende l’applicazione al documento, in via tradizionale e informatica, di  almeno uno dei seguenti strumenti:

    1. titolario di classificazione, descritto all’art. 41;
    2. massimario di selezione, descritto all’art. 43;
    3. repertorio dei fascicoli, descritto all’art. 46;

    e di quant’altro possa essere funzionale all’azione amministrativa (schedari, rubriche, indici, scadenzari, etc.).

Art. 41 - Titolario di classificazione

  1. Il titolario di classificazione è un quadro alfanumerico di riferimento per l’archiviazione, la conservazione e la individuazione dei documenti.
  2. Il titolario di classificazione si suddivide in titoli, i quali si suddividono in classi, le quali si suddividono in fascicoli.
  3. I titoli e le classi sono nel numero prestabilito dal titolario di classificazione per l’Amministrazione centrale e dal titolario di classificazione per le Strutture didattiche, di ricerca e di servizio previste dallo Statuto contenuto nell’allegato 1  del presente regolamento, ed è modificabile esclusivamente con la procedura di cui al successivo comma 5.
  4. Ogni classe ha un numero di fascicoli dipendente dagli affari e dai procedimenti amministrativi istruiti. I fascicoli, all’interno della medesima classe, vengono numerati progressivamente e annotati nel repertorio dei fascicoli, così come previsto dal successivo art. 46.
  5. Il titolario di classificazione per l’Amministrazione centrale e per le Strutture didattiche, di ricerca e di servizio previste dallo Statuto, è emanato, modificato oppure riconfermato periodicamente con decreto del Direttore Generale. 

Art. 42 - Classificazione dei documenti

  1. Ogni documento va classificato.
  2. La classificazione è l’applicazione del titolario di classificazione, cioè l’assegnazione al documento del titolo, della classe, del numero del fascicolo ed eventualmente del sottofascicolo e dell’inserto.

Art. 43 - Massimario di selezione

  1. Il massimario di selezione è l’elenco dei documenti prodotti e del rispettivo tempo di conservazione (limitato o perenne), coordinato con il titolario di classificazione e la tabella dei procedimenti amministrativi.
  2. Il massimario di selezione per l’Amministrazione centrale e per le Strutture didattiche, di ricerca e di servizio previste dallo Statuto è emanato, modificato o riconfermato periodicamente con decreto del Direttore Generale.

Art. 44 - Fascicolo e procedimento amministrativo - Fascicolazione dei documenti

  1. Il fascicolo è il complesso dei documenti relativi al medesimo affare o al medesimo procedimento amministrativo.
  2. Il fascicolo, per esigenze pratiche, può essere distinto in sottofascicoli; i sottofascicoli possono essere distinti in inserti.
  3. La data di chiusura del rispettivo fascicolo, sottofascicolo o inserto, è la data del documento che conclude l’affare o il procedimento amministrativo stesso.
  4. Ogni documento, dopo la sua classificazione, va fascicolato a cura del responsabile del procedimento amministrativo.
  5. La fascicolazione è l’inserimento del documento in un fascicolo.
  6. I documenti sono conservati all’interno del fascicolo, del sottofascicolo e dell’inserto, secondo l’ordine progressivo di registrazione, cioè di sedimentazione, in base al numero di protocollo ad essi attribuito o, se assente, secondo la propria data.
  7. Ogni fascicolo ha una copertina (detta anche «camicia»), sulla quale deve essere indicato l’anno, il titolo, la classe, il numero del fascicolo, l’oggetto dell’affare o del procedimento amministrativo, nonché l’eventuale presenza di sottofascicoli o inserti. 

Art. 45 - I fascicoli dei dipendenti e degli studenti

  1. Per ogni dipendente e per ogni studente è istruito un apposito fascicolo nominativo. Il fascicolo può essere distinto in sottofascicoli riportanti le variazioni di carriera e quant’altro ritenuto necessario.
  2. I fascicoli dei dipendenti e degli studenti costituiscono due distinte serie archivistiche, archiviate in ordine di matricola e, se assente, in ordine alfabetico per cognome e nome.

Art. 46 - Repertorio dei fascicoli

  1. I fascicoli sono annotati nel repertorio dei fascicoli.
  2. Il repertorio dei fascicoli è l’elenco ordinato e aggiornato dei fascicoli istruiti all’interno di ciascuna classe. Il repertorio riporta l’oggetto dell’affare o del procedimento amministrativo e l’indice di classificazione completo (anno, titolo, classe e numero del fascicolo).
  3. L’indice di classificazione indica anche l’eventuale presenza di sottofascicoli o inserti, a loro volta numerati progressivamente all’interno del fascicolo o del sottofascicolo.
  4. Nel repertorio va annotata anche la movimentazione dei fascicoli, cioè lo spostamento fisico del fascicolo da ufficio a ufficio e da questi ultimi all’archivio.
  5. Il repertorio dei fascicoli ha cadenza annuale: inizia il 1° gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno.

CAPO V - L'archivio

Art. 47 - Unicità dell’archivio; sue parti, corrente, di deposito e storico

  1. L’archivio è unico ed è funzionalmente suddiviso in archivio corrente, archivio di deposito e archivio storico.
  2. L’archivio corrente è il complesso dei documenti, sia cartacei (o analogici) sia informatici (o nativo digitali), relativi ad affari e a procedimenti amministrativi in corso di istruttoria e di trattazione o comunque verso i quali sussista un interesse corrente. I documenti che costituiscono l’archivio corrente sono conservati dai responsabili dei relativi procedimenti amministrativi. Quanto ai documenti informatici (o nativo digitali), essi sono conservati anche presso appositi server, interni o esterni all’Ateneo, per i quali è previsto un apposito piano di disaster recovery.
  3. L’archivio di deposito è il complesso dei documenti sia cartacei (o analogici) sia informatici (o nativo digitali), relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi, per i quali non è più necessaria una trattazione o comunque verso i quali sussiste un interesse sporadico. L’archivio di deposito è conservato, quanto ai documenti cartacei (o analogici), presso appositi spazi interni o esterni all’Ateneo, quanto ai documenti informatici (o nativo digitali), presso appositi server, interni o esterni all’Ateneo, per i quali è previsto un apposito piano di disaster recovery.
  4. L’archivio storico è il complesso dei documenti, sia cartacei (o analogici) sia informatici (o nativo digitali), relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi da oltre 40 anni e destinati, previa l’effettuazione delle operazioni di scarto, alla conservazione perenne. L’archivio storico è conservato, quanto ai documenti cartacei (o analogici), presso appositi spazi interni o esterni all’Ateneo, quanto ai documenti informatici (o nativo digitali), presso appositi server, interni o esterni all’Ateneo, per i quali è previsto un apposito piano di disaster recovery. 

Art. 48 - Coordinamento, presidio e valorizzazione dell’archivio dell’Ateneo

  1. Il coordinamento, il presidio e la valorizzazione dell’archivio dell’Università Ca’ Foscari Venezia sono affidati ad apposita struttura dell’Ateneo, individuata con provvedimento del Direttore Generale.

Art. 49 - Conservazione e custodia dei documenti, consegna del repertorio dei fascicoli

  1. Il responsabile del procedimento amministrativo è tenuto alla corretta conservazione e custodia dei documenti relativi ai procedimenti amministrativi di propria competenza.
  2. Ciascuna unità organizzativa responsabile dei procedimenti amministrativi, con le procedure descritte nell’articolo seguente, consegna annualmente un esemplare del repertorio dei fascicoli alla struttura di cui al precedente art. 48 comma 1 e comunque prima del versamento dei fascicoli dall’archivio corrente all’archivio di deposito.

Art. 50 - Versamento dei fascicoli 

  1. Ogni ufficio deve conferire alla struttura di cui al precedente art. 48 comma 1, periodicamente e secondo un apposito piano di versamento, i fascicoli relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi o comunque non piú necessari ad una trattazione corrente.
  2. La struttura di cui al precedente art. 48 comma 1, ricevuti i fascicoli e controllato il rispettivo repertorio dei fascicoli, predispone un elenco di consistenza.
  3. I fascicoli dei dipendenti e degli studenti vanno trasferiti dall’archivio corrente all’archivio di deposito l’anno successivo alla data di cessazione dal servizio o di conclusione o cessazione della carriera di studi.
  4. Le serie e i repertori delle circolari, decreti, determinazioni, verbali, delibere e contratti, relative agli ultimi cinque anni sono conservati presso il settore protocollo (fino all’entrata in vigore del presente regolamento); trascorso tale termine, le serie e i repertori vengono conferiti alla struttura di cui al precedente art. 48 comma 1.

Art. 51 - Scarto d’archivio

  1. Periodicamente e comunque prima del passaggio dei fascicoli all’archivio storico devono essere effettuate le operazioni di selezione, previa autorizzazione della Soprintendenza archivistica, sulla base del massimario di selezione descritto nell’art. 43.

Art. 52 - Archivio storico e consultazione dei documenti

  1. L’archivio storico è pubblico.
  2. L’Università Ca’ Foscari Venezia cura la salvaguardia, la tutela, la valorizzazione e la promozione dell’archivio storico attraverso l’ampliamento dei servizi, la realizzazione di mostre, l’organizzazione di conferenze e la gestione di attività didattiche e divulgative rivolte anche al territorio e al mondo della scuola.
  3. I documenti dell’Archivio storico sono consultabili da chi ne faccia richiesta, nei termini e nei limiti di legge.
  4. I consultatori sono tenuti all’osservanza del regolamento della sala di studio.

CAPO VI - Disposizioni finali

 Art. 53 - Albo Ufficiale di Ateneo on line

  1. L’Albo Ufficiale on line dell’Università Ca’ Foscari Venezia è disciplinato da un apposito Regolamento di Ateneo ed è attivato con Decreto del Direttore Generale. 

Art. 54 - Modifica dei repertori generali

  1. Le denominazioni, le tipologie e il numero dei repertori generali, sia dell’Amministrazione centrale sia delle Strutture didattiche, di ricerca e di servizio, sono modificabili con provvedimento del Direttore Generale.

Art. 55 - Registro di protocollo cartaceo 

  1. Il registro di protocollo può essere tenuto in forma cartacea, nel rispetto delle norme che seguono, solo in caso di comprovata impossibilità di attivazione del protocollo informatico.
  2. Gli elementi del protocollo devono essere annotati in un apposito registro, denominato «registro di protocollo».
  3. Il registro di protocollo è un atto pubblico originario che fa fede della tempestività e dell’effettivo ricevimento e spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso ed è idoneo a produrre effetti giuridici a favore o a danno delle parti.
  4. Il registro di protocollo è soggetto alle forme di pubblicità, di riservatezza, di accesso e di tutela di situazioni giuridicamente rilevanti previste dalla normativa vigente.
  5. Il registro di protocollo ha cadenza annuale, cioè inizia il 1° gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno.

Art. 56 - Tutela della riservatezza

  1. I documenti, le banche dati e il protocollo devono essere prodotti in modo tale da tutelare la riservatezza dei dati personali e dei dati sensibili.

Art. 57 - Responsabile della tenuta del protocollo e dei flussi informatici e responsabile della conservazione dei dati

  1. Il Direttore Generale individua con apposito provvedimento il Responsabile della tenuta del protocollo e dei flussi documentali, ai sensi dell’art. 61 del DPR 445/2000, e il responsabile della conservazione dei dati, ai sensi dell’art. 45 del D. Lgs. 82/2005.

Art. 58 - Ulteriori riferimenti

  1. Per quanto non espressamente previsto dal presente regolamento, si farà riferimento alla normativa vigente in materia, adottando comportamenti ispirati ai principi del buon andamento dell’attività amministrativa e della diligenza del buon padre di famiglia.
  2. Costituiscono in particolare fonti normative primarie di riferimento il DPR 445/2000 e successive modifiche ed integrazioni “Testo Unico sulla documentazione amministrativa” e il D.Lgs. 82/2005 e successive modifiche ed integrazioni “Codice dell’Amministrazione Digitale”.

Allegato 1 - Titolario di classificazione

Last update: 05/07/2018