Prontuario gestione Tutorato Specialistico

In base al DM 198/03 (Decreto applicativo della legge n. 170/2003) il MIUR conferisce annualmente all’Ateneo apposito Finanziamento.
I fondi ministeriali e gli stanziamenti di Ateneo, a cofinanziamento dell’attività, possono essere assegnati alle strutture destinatarie sulla base di progetti che, secondo l'aderenza dei contenuti alle tipologie di attività tutoriali, siano rivolti al soddisfacimento di esigenze tutoriali risultanti da dati rappresentativi di specifiche criticità relative agli insegnamenti/esami e/o di esigenze di sostegno rilevate in sede di rapporto di riesame.

Per informazioni sui bandi di assegnazione dei Fondi Miur e di Ateneo si rimanda alla pagina dedicata ai Progetti di tutorato specialistico.

Normativa di riferimento

Informazioni

ADiSS
Settore Orientamento e Tutorato
 tutorato@unive.it
Tel. 041234 7575 / 7503 / 7936 / 7952

Accedi all'Area Riservata

Una volta conosciuto l’importo attribuito al singolo Dipartimento/Scuola si consiglia di procedere con l’indizione dei bandi a ridosso dell’inizio del primo e del secondo semestre sulla base di uno schema tipo predisposto dal Servizio Orientamento e Tutorato, in maniera tale da assicurare uniformità di applicazione delle regole e parità di trattamento dei candidati.
Il fac simile del Bando di selezione e della Domanda di partecipazione sono reperibili in Area riservata

Il bando deve essere adeguatamente pubblicizzato in primis con pubblicazione nel sito di Dipartimento alla voce di menu “Dipartimento”. Verrà fatto un rinvio a questa pagina anche a partire dal sito di Ateneo www.unive.it/tutorato > per i tutor > Selezioni e Graduatorie > Come si diventa tutor specialistico e didattico, pagina web dedicata alle selezioni dei tutor.

La selezione è per titoli e/o colloquio e deve mirare alla individuazione, secondo regole di trasparenza, imparzialità e speditezza di procedure, di studenti capaci e meritevoli e con attitudine alle attività da svolgere. In particolare, per quanto riguarda gli studenti dei corsi di Laurea Magistrale, la selezione valuterà il merito in considerazione dei CFU acquisiti e del voto e della motivazione del candidato allo svolgimento del servizio. Relativamente agli studenti iscritti ai corsi di Dottorato di Ricerca verrà data priorità, a parità di merito, ai dottorandi senza borsa.
La selezione è effettuata da una commissione formata da almeno tre componenti, scelti tra il personale docente e amministrativo dell’Ateneo in relazione alle competenze richieste. La commissione può essere integrata da altri componenti in relazione alla specificità delle attività bandite. Al termine della selezione, la commissione formula una graduatoria di merito che rimane valida per un anno a partire dalla data di pubblicazione.
Le operazioni di selezione della commissione devono essere sinteticamente riportate in un verbale.
Le graduatorie sono pubblicate nel sito www.unive.it alla medesima pagina web del bando di selezione e alle graduatorie possono attingere tutte le strutture riconosciute idonee.

Per i tutor selezionati dovranno essere previsti dei momenti di formazione generale e specialistica anche in gruppo, in riferimento al ruolo, alle mansioni e alle attività da svolgere.

I tutor selezionati inoltre si impegneranno ad assolvere l’obbligo formativo in materia di salute e sicurezza sui luoghi di lavoro (D.M. n.363/1998; Decreto Legislativo n.81/2008 e s.m.i.; ASR 21/12/2011), nei termini e secondo le modalità indicate nell’invito al corso “Formazione generale dei lavoratori in materia di sicurezza e salute sul lavoro”, di cui riceverà copia dopo l'accettazione della nomina a vincitore/vincitrice della selezione.

I tutor selezionati dovranno altresì avere preso visione del Codice etico e del Codice di comportamento – art.54 comma 5 del Decreto Legislativo 30 marzo 2001, n.165.

Scrittura COAN anticipata

Per ciascun bando è necessario predisporre un apposito atto (decreto del Direttore) di approvazione della graduatoria e di comunicazione dell’importo complessivo che verrà utilizzato per i contratti dei vincitori/idonei da trasmettere in Ragioneria. La Ragioneria comunica poi la scrittura COAN anticipata per l’importo così individuato.

Consigliamo di creare un database Access o un foglio Excel per raccogliere tutti i dati dei tutor, nel quale inserire anche la scrittura COAN, oltre ai dati anagrafici, quelli relativi al bando e al contratto. Serviranno dunque per stilare ogni singolo contratto, i dispositivi di liquidazione e ai fini del monitoraggio finale richiesto annualmente dal MIUR.
Un esempio di foglio excel per raccogliere i dati dei tutor è reperibile in Area riservata

Comunicazioni di nomina vincitore/vincitrice

Al momento dell’accettazione della nomina a vincitore/vincitrice della procedura di selezione il tutor deve essere in possesso dello status di studente dell’Università; in caso di conseguimento del titolo successivamente all'accettazione della nomina a vincitore/vincitrice e in corso di svolgimento dell’attività di tutorato specialistico, il tutor ha diritto di continuare l’attività di tutorato specialistico fino al termine della stessa.

La lettera di nomina vincitore/vincitrice, il cui fac simile è reperibile in Area riservata, viene predisposta sulla base degli elementi indicati nell’avviso di selezione pubblica, con particolare riferimento, per quanto concerne l’oggetto, a quanto previsto dall’Art. 7, c. 3 del Regolamento.

Il Tutorato Specialistico e Didattico si può articolare in:

  1. attività didattico-integrative: corsi, esercitazioni, seminari e laboratori a integrazione degli insegnamenti curriculari;
  2. attività a sostegno delle scelte didattiche: attività di orientamento per favorire la scelta del corso di studio a completamento di quanto sviluppato dall’Ufficio Orientamento di Ateneo, supporto per la definizione del piano di studio e dell’elaborato finale, sostegno per lo sviluppo di adeguati approcci allo studio universitario;
  3. attività rivolte agli studenti internazionali: accoglienza, accompagnamento, supporto per una prima integrazione e mediazione linguistico-culturale.

La lettera di nomina vincitore/vincitrice preferibilmente deve richiamare le suddette voci del Regolamento. Questo ai fini della rendicontazione conclusiva, in quanto il Ministero chiede di rendicontare l’impegnato e lo speso distinguendo tra due settori:

  1. Attività didattico-integrative

    1. Esercitazioni in presenza.
    2. Esercitazioni on-line.
    3. Laboratori didattici (anche a supporto di studenti con dislessia).

  2. Attività Tutorato (Specialistico generico)

    1. Attività di supporto alla scelta e stesura dell’elaborato finale e tesi.
    2. Attività di orientamento a supporto delle scelte didattiche, anche con iniziative specifiche per gli studenti internazionali.

Generalmente per ogni lettera di nomina vincitore/vincitrice viene assegnato l’uno o l’altro settore. Tuttavia, nel caso in cui dovessero essere previste attività afferenti a entrambi i settori è necessario indicare, in riferimento a ciascun settore, le voci di costo distinte e le relative ore assegnate.
Una volta firmata la lettera può essere modificata in uno dei suoi elementi essenziali (durata, provvidenza erogata sotto forma di assegno, numero di ore di attività) solo in casi eccezionali e per ragioni sopravvenute, debitamente motivate. Il tutor non può essere dipendente dell’Università.

Ogni singolo tutor non può superare le 90 ore di attività di tutorato specialistico e didattico di Ateneo per anno accademico (Per comprovate esigenze di continuità relative a progetti di tutorato di particolare complessità la cui applicazione richieda una maggiore durata temporale, è consentito che un singolo tutor possa svolgere fino a 150 ore di attività di tutorato).

Attraverso la stampa unione vengono quindi predisposti i testi delle lettere di nomina vincitore/vincitrice a partire dal file Access/Excel “Dati tutor”. Viene predisposta poi una cartella nel pc per raccogliere i file delle lettere di nomina vincitore/vincitrice ma anche una cartellina cartacea per ciascun tutor, nella quale mettiamo principalmente:

  • Copia lettera di nomina vincitore/vincitrice;
  • Registro ore di fine attività;
  • Dispositivo di liquidazione.

La lettera di nomina vincitore/vincitrice viene stampata in due copie (una per l’ufficio e una per lo studente): una volta che la lettera di nomina vincitore/vincitrice è firmata dal Direttore (e protocollata dall’ufficio), il tutor viene convocato per la firma per presa visione e il ritiro della copia personale prima di iniziare l’attività tutoriale. Il Tutor ha l’onere di effettuare l’iscrizione alla gestione separata INPS.

Sono messi a disposizione dell’interessato:

  • il Registro presenze tutorato, il cui fac simile è reperibile in Area riservata o che può essere attivato anche in forma telematica;
  • la Scheda di rilevazione dell’attività svolta da compilarsi a cura del tutor a conclusione del servizio. Apposita sezione permette al docente referente di inserire la propria valutazione finale;
  • Modulo per la dichiarazione previdenziale, il cui fac simile è reperibile in Area riservata.

Viene poi fatta una comunicazione di assunzione alla Regione Veneto (www.cliclavoroveneto.it/comunicazioni-obbligatorie > Accedi al servizio); l’avvio deve essere comunicato entro il giorno 20 del mese successivo alla sottoscrizione della nomina vincitore/vincitrice (data protocollo). Per l’accreditamento al sito effettuare la registrazione ed inviare poi una mail con tutti i dati a  pta.carriere@unive.it

N.B. Regolamento Servizio di Tutorato, Art. 9, c. 14: “Ciascun contratto non può prevedere meno di 30 ore di attività e più di 90 ore. L’attività tutoriale di ogni singolo tutor non può superare le 90 ore per anno accademico. Per comprovate esigenze di continuità relative a progetti di tutorato di particolare complessità la cui applicazione richieda una maggiore durata temporale, è consentito che un singolo tutor possa svolgere fino a 150 ore di attività di tutorato.”

Le attività di tutorato sono avviate e coordinate da un docente referente indicato nella lettera nomina vincitore/vincitrice, il quale è altresì responsabile della realizzazione del servizio da parte del tutor.  
È importante dare adeguata visibilità alle attività svolte dal servizio di Tutorato Specialistico indicando luogo di svolgimento, orario e tipologia delle attività in apposita pagine web dei corsi di laurea.
L’attività di tutorato può essere oggetto di riconoscimento in crediti formativi come attività in tutto o in parte sostitutiva dell'attività di stage, ovvero fra le 'altre attività formative' nei casi in cui sia valutata dal collegio didattico attinente e coerente con il percorso formativo specifico del corso di studi dello studente interessato. L’attività di tutorato riconosciuta permette l’acquisizione di crediti formativi ma non dà luogo a votazione.

Al Tutor verrà erogata una provvidenza sotto forma di assegno pari a € 0.000,00 / zero  onnicomprensivi, al lordo dei contributi previdenziali a carico del percipiente e di quelli a carico dell’Ateneo (le cui aliquote venendo aggiornate annualmente sono soggette a variazioni).
Agli assegni si applicano, in materia fiscale, le disposizioni di cui all’art. 4 della legge 13 agosto 1984 n. 476 (esenzione IRPEF), e successive modificazioni e integrazioni, nonché, in materia previdenziale, quelle di cui all’art. 2, commi 26 e seguenti, legge 8 agosto 1995, n. 335 e successive modificazioni e integrazioni. Si applicano inoltre le disposizioni dell'articolo 10-bis del decreto legislativo 15 dicembre 1997 n. 446.
Il Tutor ha l’onere di effettuare l’iscrizione alla gestione separata INPS.

A conclusione dell’attività tutoriale il tutor fa firmare il Registro presenze tutorato al docente referente e al Direttore di Dipartimento/Scuola/Centro SELISI e lo inoltra all’ufficio competente. Nel Registro presenze tutorato deve essere indicato anche l’IBAN della Carta Multiservizi Ca' Foscari dove verrà effettuato il bonifico bancario. L’attivazione della Carta Multiservizi è obbligatoria per tutti coloro che risultino vincitori di borse di studio, abbiano diritto a un rimborso sul pagamento delle tasse e dei contributi universitari o beneficino di borse per mobilità all’estero. I borsisti di Dottorato possono scegliere la modalità di accredito mensile della borsa: potranno attivare la Carta Multiservizi o avvalersi di un proprio conto corrente.

Per procedere con la liquidazione si predispone un dispositivo di liquidazione, la quale si dovrà allegare la dichiarazione previdenziale INPS compilata e sottoscritta.
Una volta firmato consigliamo di conservare una copia del dispositivo nel fascicolo del tutor. 
Il dispositivo, completo di allegato, va inviato ad ABiF – Settore Trattamenti studenti.

Per monitorare gli assegni consigliamo di creare una colonna nel file che raccolga tutti i dati dei tutor con l’etichetta  “Assegno emesso”, da compilare una volta inviata la lettera.
La Ragioneria ha 60 giorni dalla presentazione del Registro presenze alla struttura che ha stipulato il contratto, per dare esecuzione alla richiesta di pagamento. 
Per informazioni:  pagamenti.studenti@unive.it.


Interruzione o rinuncia da parte del tutor

Il tutor che rinuncia o interrompe l’attività di tutorato prima della conclusione deve darne comunicazione scritta.

Allo studente che interrompe verrà liquidata la parte spettante in base al numero di ore già effettuate come stabilito da regolamento e dalla lettera di nomina vincitore/vincitrice.
L’economia dovrà essere disimpegnata con comunicazione ad ABIF – Settore Trattamenti studenti.

La rinuncia o interruzione deve essere comunicata anche alla Regione nel suddetto sito: https://www.venetolavoro.it/home.jsp.

I Comitati per la didattica sono tenuti a monitorare le attività di tutorato e predispongono annualmente una relazione a consuntivo che dia evidenza delle attività svolte con i fondi assegnati e dei risultati ottenuti. La relazione va inviata al Direttore di Dipartimento.

Le relazioni qualitative e quantitative devono essere trasmesse dai Direttori di Dipartimento al Nucleo di Valutazione e al Servizio Orientamento e Tutorato anche ai fini della ripartizione dei fondi sulla base del bando di selezione dei progetti. Il Servizio Orientamento e Tutorato assicura il supporto amministrativo e di consulenza ai Dipartimenti per gli aspetti gestionali e cura la rendicontazione dei fondi ministeriali.Un’apposita sezione del Registro presenze permette al referente di inserire la propria valutazione finale del tutor. Inoltre, per monitorare e valutare l’attività svolta dai singoli tutor agli studenti iscritti in fase di valutazione della didattica verrà chiesto di esprimere un parere sull’attività svolta dai tutor attraverso apposito questionario online.

Il Miur richiede la rendicontazione dei fondi assegnati.
Per ogni assegnazione il Ministero vuole sapere l’importo impegnato e l’importo speso sia per il tutorato informativo sia per le attività didattico-integrative.
Il Miur chiede che i dati consuntivi vengano raggruppati per:

  1. Assegnazione
  2. Anno di utilizzo (luglio-giugno). Il finanziamento di un anno può essere rendicontato nell’anno successivo, ma anche negli anni a seguire, a seconda di quando vengono impegnati i fondi. Tuttavia è meglio cercare di utilizzarli tutti per vedere riconfermato l’ammontare complessivo del finanziamento anche l’anno successivo.
  3. Genere attività:

    1. Attività tutorato > Tutorato Informativo e Specialistico (Regolamento Servizio di tutorato - Art. 7, c. 3), lettere:

      1. attività a sostegno delle scelte didattiche: attività di orientamento per favorire la scelta del corso di studio a completamento di quanto sviluppato dall’Ufficio Orientamento di Ateneo, supporto per la definizione del piano di studio e dell’elaborato finale, sostegno per lo sviluppo di adeguati approcci allo studio universitario;
      2. attività rivolte agli studenti internazionali: accoglienza, accompagnamento, supporto per una prima integrazione e mediazione linguistico-culturale.

    2. Attività didattico integrativa > Tutorato Specialistico (Regolamento Servizio di tutorato - Art. 7, c. 3, lettera:

      1. attività didattico-integrative: corsi, esercitazioni, seminari e laboratori a integrazione degli insegnamenti curriculari.

Data questa specifica è necessario rendere chiaro sin dal contratto per ogni tutor la tipologia di attività previste.
Per poter comunicare questi dati al MIUR, l’Ufficio Orientamento e Tutorato ha necessità di ricevere i report definitivi sull’impegnato e lo speso di questa Assegnazione.
La trasmissione dei dati al Servizio Orientamento e Tutorato dovrà essere effettuata secondo le modalità e nei tempi concordati da quest’ultimo.

Per la comunicazione dei dati verrano utilizzati i seguenti format:

  • rendicontazione Quantitativa
  • rendicontazione Qualitativa

reperibili in Area riservata.

Calcoliamo impegnato una somma quando è stata emessa la DD di approvazione della graduatoria di un bando; consideriamo come speso quando è stata emessa la notula di pagamento.

Ai fini della rendicontazione si possono ed è consigliato inserire anche l’impegnato e lo speso per contratti relativi ad attività didattico-integrative non specificatamente finanziate con l’Assegnazione Ministeriale. Questo ai fini di ottenere un rifinanziamento per l’anno successivo, magari con un importo maggiore.

Ogni contratto di tutorato deve prevedere un responsabile referente, il quale è altresì responsabile della realizzazione dell’attività svolta dal tutor. Il Responsabile referente è nominato da ciascuna struttura e deve essere comunicato al/ai tutor all’atto della stipulazione dei contratti e/o inizio attività. Il tutor deve fare riferimento al Responsabile referente per qualsiasi necessità o richiesta di formazione/supporto. Pertanto tra tutor e Responsabile referente si deve instaurare un rapporto di piena collaborazione e fiducia.

Il Responsabile della struttura a cui sono assegnati gli studenti collaboratori è tenuto:

  • ad assicurare allo studente le condizioni per una proficua attività di collaborazione, fornendogli le necessarie istruzioni e disposizioni e favorendo il suo inserimento nella struttura;
  • a verificare il rispetto degli obblighi contrattuali da parte dello studente;
  • a valutare l’attività di collaborazione, fornendo al competente Ufficio dell’Ateneo una sintetica relazione al termine della prestazione.

È importante che il tutor sappia quali sono i suoi riferimenti all’interno del Dipartimento: chi si occuperà del suo contratto, della risoluzione di eventuali problemi amministrativi e/o legati all’attività che andrà a svolgere.

Per assicurare una piena ed efficace fruizione delle attività di tutorato da parte degli studenti, i Dipartimenti e i Corsi di Laurea assicurano, tramite le proprie pagine web, un’adeguata diffusione delle informazioni sui servizi ed attività offerti dai tutor specialistici. In particolare è bene che i nominativi dei tutor (con i relativi contatti), l’attività da loro svolta, l’orario di ricevimento e il periodo di svolgimento attività siano resi pubblici nel sito del Dipartimento/SELISI e nei siti dei corsi di laurea e laurea magistrale.

Nel caso in cui l’attività di tutorato sia legata al ricevimento di studenti è consigliabile inserire negli avvisi on-line eventuali modifiche di orario o sospensione del ricevimento.
Le relazioni prodotte dai Responsabili referenti saranno poi raccolte dall’Ufficio Tutorato che produrrà una relazione finale consuntiva al fine di monitorare e valutare l’attività svolta nell’Anno Accademico. Il Responsabile referente per qualsiasi informazione circa le procedure amministrative da seguire e richieste chiarimenti può sempre fare riferimento al Servizio di Tutorato.