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Ottorino Passariello, laureato in Scienze Statistiche ed esperto di teoria dei giochi, ha raccontato agli studenti del Dipartimento di Management la strategia gestionale e i risvolti umani di una impresa che ha quasi dell’incredibile. Stiamo parlando dell’organizzazione e della gestione di EXPO, evento durato sei mesi in una superficie di oltre 100 ettari. “La gestione e l’organizzazione di un evento non sono assolutamente sinonimi e non vengono spesso portate avanti insieme. Il segreto per gestire bene un evento complesso come EXPO MILANO 2015 è la destrutturazione”, ha spiegato Passariello, “se non avessi utilizzato questo metodo non ce l’avrei mai fatta”. Si tratta di un approccio che ha tutta una serie di vantaggi operativi e che consente inoltre di affrontare l’imprevisto e quindi le emergenze nel modo più efficace.

Secondo Passariello la destrutturazione va immaginata come una serie di mattoncini Lego, e funziona perché è replicabile, flessibile, basata su componenti principali e velocemente adattabile alla situazione contingente. Una volta che vengono ideate e progettate le singole unità operative, i mattoncini, poi queste possono essere assemblate e ricostruite secondo le esigenze. Se tutto il processo di gestione di EXPO MILANO 2015 fosse stato organizzato in modo strutturato, secondo procedimenti rigidi, la gestione dell’emergenza sarebbe sicuramente risultata inefficace, perché i tempi necessari per modificare una procedura standard non sono compatibili con un problema improvviso. E di problemi più o meno grandi dell’ultimo minuto si può immaginare ce ne siano stati tanti. Passariello ha destrutturato a partire dall’area EXPOMILANO 2015, ha suddiviso la zona in 84 “quartieri”, ognuno dei quali gestito in maniera autonoma tramite una applicazione su tablet, secondo procedure simili ma non rigidamente identiche dal momento che ogni quartiere poteva presentare caratteristiche diverse.

“I punti fermi che dovevano funzionare alla perfezione dal primo all’ultimo giorno all’ultimo giorno di evento erano sostanzialmente quattro e molto “semplici”: far entrare i visitatori, rendere facilmente fruibili i servizi personali e di ristorazione e metterli in grado di riposarsi sedendo lungo il sito dopo aver camminato per ore. Una Esposizione Universale è molto simile, nella sua gestione, ad un enorme centro commerciale. Grazie alla destrutturazione delle principali attività siamo stati in grado di modificare, negli ultimi mesi prima dell’apertura, molti dei processi chiave dell’evento a causa dei livelli di sicurezza che erano stati innalzati per la situazione internazionale del momento. Queste modifiche non sarebbero state possibili senza l’approccio a “mattoncini Lego”.

Passariello racconta di aver acquisito ogni know how sul campo, dal nulla. “Per i primi tre mesi di lavoro ad EXPO, due anni e mezzo prima che aprisse, ho solo studiato, e devo dire che riprendere a studiare ed essere disposti a mettersi in gioco con progetti lontani dalle competenze acquisite negli anni non è facile ma estremamente esaltante. Auguro a tutti gli studenti di avere l’occasione di lavorare e gestire un evento davvero importante, si imparano molte cose pratiche e molto su noi stessi, sui nostri limiti e su come superarli”.