Ospitare studenti in stage in Italia 
Servizi per enti e aziende

Come attivare uno stage curriculare

Una volta che avrete individuato la risorsa da inserire in stage potrete procedere all’attivazione del tirocinio predisponendo insieme al tirocinante la documentazione necessaria seguendo i prossimi 9 step. Nel caso in cui le convenzioni fossero già attive, potete passare fin da subito allo step 6 - Assistere il tirocinante nella compilazione del progetto formativo.

Lo stage in 9 step

Requisiti e convenzione

Prima di procedere con l’attivazione del tirocinio è opportuno verificare che:

  • Il tirocinante sia uno studente
    Il tirocinante dovrà essere uno studente regolarmente iscritto ad un corso di laurea, laurea magistrale, master o dottorato di ricerca dell’Ateneo.
  • La durata minima dello stage per il riconoscimento cfu
    Se lo stage prevede il riconoscimento crediti dovrà avere una durata minima commisurata al numero di crediti previsti dal piano di studi dello studente che dovrà quindi svolgere un numero di ore che gli garantisca l’acquisizione dei CFU  (gli verrà assegnato 1 credito ogni 25 ore di attività); il tirocinio potrà comunque avere una durata massima di 12 mesi (proroghe incluse)
  • Quanti mesi di tirocinio il tirocinante ha ancora a disposizione
    Se ha già svolto uno stage curriculare nel ciclo di studi a cui è iscritto lo stagista dovrà verificare di avere ancora a disposizione mesi residui per svolgere un nuovo tirocinio. Per ciascuna carriera ha un massimo di dodici mesi da poter dedicare ad esperienze di stage in Italia e/o all’Estero;
  • Siano rispettati i limiti numerici dei tirocinanti
    La normativa nazionale fissa un limite al numero di tirocinanti curriculari ospitabili contemporaneamente dalla stessa azienda nella seguente misura:

    • 1 tirocinante per soggetti ospitanti da 0 a 5 dipendenti
    • 2 tirocinanti per soggetti ospitanti da 6 a 20 dipendenti

    10% per soggetti ospitanti con più di 20 dipendenti.
    I tirocini extracurriculari post lauream sono conteggiati separatamente

  • Il tirocinante abbia assolto l’obbligo di formazione generale sulla sicurezza (d.lgs 81/2008)
    I tirocinanti prima di svolgere lo stage devono aver assolto l’obbligo alla formazione generale sui rischi e la sicurezza sul posto di lavoro ai sensi del D.Lgs 81/2008. Qualora il tirocinante non avesse certificati validi può richiedere al servizio stage del campus di afferenza l’accesso al corso di formazione generale (4 ore) predisposto dall’Ateneo. Al soggetto ospitante competono, invece, gli obblighi e gli adempimenti sulla Formazione Specifica in materia di tutela della salute e della sicurezza dei lavoratori. Al tirocinante competono infatti gli obblighi ed adempimenti previsti dalla normativa sopraccitata per il "lavoratore".

Per verificare se una convenzione è già attiva potete contattarci direttamente inviando una mail all’indirizzo  stage@unive.it o chiedere allo studente di verificare se l’ente azienda è presente all'interno dell'elenco delle aziende convenzionate presente nella sua area riservata.
Se la convenzione è attiva andate direttamente allo step 6 - Assistere il tirocinante nella compilazione del progetto formativo.
Se la convenzione non è attiva proseguire con gli step 3, 4, 5.

  • Collegatevi alla pagina Gestionale Stage: Sezione Aziende e cliccare alla voce “Registrati”.
  • Registrate l’anagrafica aziendale (solo la prima volta che si utilizza il servizio) compilando i relativi campi.
  • Attendete la mail con le credenziali di accesso ed utilizzatele per accedere al Gestionale Stage.
  • Compilate tutti i campi del form per la richiesta di nuova convenzione e cliccate al termine della compilazione il tasto "invia richiesta": sarà generato automaticamente il testo della convenzione da scaricare e sottoscrivere.
  • Prendete visione del documento "Obblighi del Soggetto Ospitante - responsabile trattamento dei dati personali", scaricabile qui sotto, che vi verrà trasmesso una volta sottoscritta la convenzione da ambo le parti come previsto dall'art. 8 "Trattamento dei dati personali" della convenzione stessa.
  • Nel campo del form denominato “mail per comunicazioni sul trattamento dei dati personali” andrà indicato un indirizzo mail di riferimento dell'azienda/ente a cui poterci rivolgere in caso di necessità in tema di trattamento dei dati.

N.B. L'aver fatto di richiesta di nuova convenzione non è sufficiente ai fini dell'attivazione della stessa. Dovrete proseguire con gli step successivi.

Dovrete scaricare la convenzione generata in automatico all’interno del Gestionale Stage in formato PDF/A e apporvi firma digitale certificata del legale rappresentante.
Le firme accettate sono esclusivamente:

  • Firma digitale certificata in formato pades (.pdf) - preferibile

  • Firma digitale certificata in formato cades (.pdf.p7m) 

Non saranno accettate dal sistema convenzioni con firma:

  • autografa

  • scansionata

  • formato immagine

La convenzione firmata digitalmente dovrà essere caricata nel box “Invia Convenzione” e inviata cliccando “Valida e invia”.

ATTENZIONE: In assenza di firma digitale certificata, solo per gli enti privati e del terzo settore, dovete stampare la convenzione generata all’interno del Gestionale Stage, farla firmare con firma originale autografa dal legale rappresentante e spedirla a mezzo posta raccomandata a: Università Ca' Foscari Venezia, Ufficio Career Service - Settore Tirocini Italia, Dorsoduro 3246 - 30123 Venezia.
La convenzione verrà attivata entro 10 giorni lavorativi dal caricamento all’interno del Gestionale Stage. Qualora vi fossero errori o la convenzione fosse stata spedita a mezzo raccomandata la procedura di attivazione potrà prevedere tempi più lunghi.

IMPOSTA DI BOLLO: Ai sensi degli art. 2 e 5 del DPR n. 642/1972, la convenzione è soggetta ad imposta di bollo tuttavia per l'anno 2022, le convenzioni per lo svolgimento di tirocini di formazione e orientamento di cui alla Legge n. 196/1997 sono esenti dall'imposta di bollo, ai sensi dell'art. 1 comma 731 della legge 30 dicembre 2021, n. 234 “Bilancio di previsione dello Stato per l'anno finanziario 2022 e bilancio pluriennale per il triennio 2022-2024.

La convenzione verrà attivata entro 10 giorni lavorativi dal caricamento all’interno del Gestionale Stage. Qualora vi fossero errori o la convenzione fosse stata spedita a mezzo raccomandata la procedura di attivazione potrà prevedere tempi più lunghi.
Non appena la convenzione sarà resa attiva riceverete tramite mail conferma di relativa approvazione e all’interno del Gestionale Stage verrà caricato il documento contro firmato dall’Ateneo.
Vi restituiremo inoltre copia della convenzione controfirmata, unitamente agli Obblighi del Soggetto Ospitante - responsabile trattamento dei dati personali, via PEC o via mail in mancanza di PEC.
Solo una volta che la convenzione sarà stata resa attiva, sarà possibile per il tirocinante compilare il progetto formativo dalla propria area riservata.
Il tirocinante può verificare lo stato di attivazione della convenzione ricercando la denominazione aziendale all'interno dell'elenco delle aziende convenzionate presente nella sua area riservata.


Avvio dello stage

Lo stagista, dopo aver ricevuto parere positivo dal proprio tutor universitario, dovrà predisporre il progetto formativo accordandosi col tutor aziendale rispetto la sede, il periodo, l’orario, la modalità di svolgimento (in presenza o in formula mista), le attività da svolgere e le eventuali facilitazioni (ad. esempio rimborso spese, mensa, etc.) previste per lo stage.
Lo stagista utilizzerà l'apposita applicazione di richiesta progetto formativo nella propria area riservata osservando tutti i passaggi indicati nella pagina Stage in Italia Studenti. Una copia del progetto formativo resterà a voi in quanto Soggetto Ospitante.

Il primo giorno di stage il tirocinante dovrà inviare via mail una scansione del progetto formativo unitamente alla dichiarazione di responsabilità del tirocinante da lui firmata e all'Attestato del corso generale sulla sicurezza in base alla sua area disciplinare:

In questo modo verranno accertati la presenza delle firme e l'inserimento dello stage in azienda.

Dal primo giorno di stage si dovranno riportare nel registro gli orari di presenza e la firma dello stagista controfirmate dal tutor aziendale. Il registro va tenuto con cura per fini assicurativi e per l'eventuale riconoscimento di crediti.
È responsabilità del tirocinante, ai fini di eventuali monitoraggi o partecipazione a bandi finanziati, conservare una copia dell'intera documentazione compresa copia del progetto formativo recante tutte e tre le firme in originale.

Il tirocinante potrà modificare le caratteristiche del suo stage descritte nel progetto formativo comunicando variazioni relative ad orari, giorni, tutor aziendale, per tempo via e-mail alla struttura di riferimento con in copia il tutor aziendale:

In caso di proroghe, interruzioni anticipate o trasferte il tirocinante dovrà darne tempestiva comunicazione scritta via e-mail agli indirizzi preposti con in copia il tutor aziendale qualche giorno prima dal verificarsi dell’evento indicando:

  • il suo nominativo;
  • il numero di matricola;
  • la denominazione del soggetto ospitante;
  • la nuova data di fine stage (nel caso di proroghe o interruzioni)
  • la destinazione, il periodo dello spostamento, i mezzi utilizzati (nel caso della trasferta)

Se la trasferta è all’estero comunicatelo per tempo via e-mail a stage@unive.it in quanto sarà da compilare la Liberatoria trasferta all’estero in presenza tirocini studenti e neolaureati - Dichiarazione sostitutiva di certificazione (art. 46 e 47 del DPR N. 445/2000).


Dopo lo stage

  • Chiudete il registro presenze
    L'ultimo giorno di stage il  tutor aziendale dovrà compilare l'ultima pagina del registro presenze con una valutazione e il calcolo delle ore complessive di stage.
  • Compilate il questionario di fine stage
    Assieme al tirocinante dovrete compilare i questionari finali: per il corretto funzionamento degli applicativi è necessario che il questionario stagista sia compilato per primo. Il tutor aziendale riceverà poi una mail con l’accesso al proprio questionario.
  • Il tirocinante trasmette la documentazione finale
    Una volta in possesso di tutta la documentazione di fine stage, ossia:

    • una copia del progetto formativo;
    • il registro presenze (inclusa la pagina con la relazione del tutor aziendale e l’eventuale riconoscimento dei crediti da parte del tutor universitario)

    lo stagista dovrà inviarla, scansionata in un unico file pdf, esclusivamente via e-mail ai seguenti indirizzi a seconda della propria area disciplinare:

È responsabilità del tirocinante, ai fini di eventuali monitoraggi o partecipazione a bandi finanziati, conservare una copia dell'intera documentazione compresa copia del progetto formativo recante tutte e tre le firme in originale.

Last update: 22/06/2022