Gestire un progetto 
Supporto alla ricerca

Project Management

Procedure di gestione

Una volta approvato il progetto, i Settori Ricerca di ciascun Dipartimento/Centro supportano i ricercatori nella gestione e negli aspetti amministrativi dello stesso.

Di seguito indichiamo i passaggi principali e i link ai documenti utili per la gestione.

Documenti

In Area riservata sono disponibili modelli e documenti amministrativi utili per la progettazione e la gestione di proposte e progetti (accessibili dal personale di ricerca, identificandosi con l'account di Ateneo).

Preparazione e firma del contratto di finanziamento

Alcuni programmi europei prevedono, prima della firma del contratto di finanziamento, una fase di negoziazione tra proponente e Commissione Europea, che potrebbe richiedere modifiche nella attività previste, nel budget e nelle modalità di monitoraggio. I modelli di Grant Agreement sono disponibili nei portali dei diversi programmi di finanziamento. Per quanto riguarda Horizon 2020, la Commissione Europea fornisce un Annotated Model Grant Agreement. Questo documento è utile anche in fase di progettazione.
La firma del contratto di finanziamento è gestita dall’Area Ricerca - Ufficio Ricerca Internazionale.

Consortium/Partnership Agreement

Inoltre, il capofila deve negoziare con gli altri soggetti del consorzio un accordo di partenariato, che come buona prassi dovrebbe essere firmato prima del contratto di finanziamento. Per Horizon 2020, uno dei modelli più diffusi è il DESCA (Development of a Simplified Consortium Agreement) [ENG].

Nel caso in cui Ca’ Foscari partecipi come terza parte che mette a disposizione risorse o sia beneficiario a cui è collegata una terza parte che mette a disposizione risorse, si può fare riferimento ai modelli disponibili in Area Riservata per la predisposizioni di accordi tra beneficiario e terza parte.

Dati bancari

Come da indicazione d'Ateneo, in attuazione di quanto disposto dal Decreto Legge 16 luglio 2020 n. 76, l'Ateneo, in quanto pubblica amministrazione, ha l'obbligo dal 1° marzo 2021 di avvalersi esclusivamente della piattaforma tecnologica PagoPA per la gestione dei pagamenti ad essa effettuati da parte di privati e pubblici (non assoggettati al regime di Tesoreria unica).

  • Opzione con possibilità di regolare le tempistiche del versamento
    I versamenti a favore dell'Ateneo dovranno essere effettuati esclusivamente per il tramite del canale PagoPA, in quanto obbligatorio per i pagamenti verso la Pubblica Amministrazione ai sensi di quanto previsto dalla normativa vigente. I versamenti dovranno essere operati a seguito di emissione da parte dell'Ateneo di avviso di pagamento che precisa l'Identificativo Univoco di Pagamento (IUV) da utilizzare nella transazione. 
  • Opzione senza possibilità di regolare le tempistiche del versamento
    Solo in caso di impossibilità dichiarata dal finanziatore potranno essere accettati pagamenti al di fuori di tale canale, previa richiesta all'Ateneo delle coordinate bancarie. Ciò premesso, solo qualora l'ente finanziatore dichiari impossibilità ad utilizzare il canale Pago PA, potrà essere fornito il Financial Identification Form contente le coordinate bancarie.

dati bancari dell’Ateneo sono disponibili q<wbr />ui.

Aspetti gestionali del progetto

Al fine di uniformare le modalità di gestione dei progetti finanziati su bandi competitivi, l’Ateneo ha adottato una procedura di gestione nella quale sono delineate le differenti competenze, pubblicata in Area riservata.

Focus:

Costi di personale

Per la rendicontazione del personale, si fa riferimento al documento “Comunicazione sulla rendicontazione del personale, partecipazione del personale ai progetti finanziati, definizione del tempo produttivo e modalità di rilevazione dell'impegno orario”, pubblicato in Area riservata.

I documenti utili alla rendicontazione del personale strutturato coinvolto nell'ambito dei progetti di ricerca internazionali e nazionali sono raccolti in una piattaforma dedicata, accessibile da questo link da parte degli utenti abilitati: i dipendenti PTA dei settori di ricerca dei dipartimenti, le segreterie dei dipartimenti, la segreteria dell'ECLT, la segreteria del centro SELISI. Nell'applicativo sono disponibili i cedolini, caricati mensilmente, e le attestazioni di costo annuo (relative agli anni 2018, 2019 e 2020). I documenti rimangono online per 18 mesi dal termine del progetto. Sono altresì disponibili anche altri documenti utili alla rendicontazione, tra cui le attestazioni di versamento dell'IVA, F24 e i documenti a supporto di audit.

La registrazione del tempo dedicato al progetto viene fatta attraverso il timesheet online: maggiori informazioni alla pagina dedicata in Area riservata.

Per quanto riguarda il reclutamento di nuovi ricercatori, è bene fare riferimento alla Human Resources Strategy For Researchers (HRS4R) adottata dall’Ateneo.

Audit

Un progetto europeo, essendo realizzabile per il tramite di finanziamenti pubblici, può essere soggetto a controlli (audit) da parte degli stessi enti finanziatori, attraverso revisori esterni, rappresentanti delle Autorità di gestione del Programma (i.e. Programmi Interreg), o della stessa Commissione Europea (i.e. Programma H2020).

I controlli sono volti a monitorare la corretta gestione, la correttezza, la regolarità e la legittimità dell'esecuzione degli interventi sotto l'aspetto contabile e finanziario. L'attività di controllo, infatti, ha lo scopo di assicurare un impiego efficiente e regolare dei contributi che devono essere utilizzati nel rispetto dei principi di sana gestione finanziaria, ad esempio:

  • che le spese dichiarate nei financial report siano reali
  • che prodotti e servizi siano forniti conformemente alla decisione di approvazione
  • che le domande di rimborso del Beneficiario siano corrette
  • che le spese siano conformi alle norme comunitarie e nazionali
  • che le spese non ricevano un doppio finanziamento
  • che sia rispettata la correttezza e regolarità delle procedure in materia di appalti e contratti pubblici.

A seguito delle attività di controllo, in base alla natura e alla gravità delle irregolarità riscontrate vengono presi provvedimenti che possono consistere in semplici richiami, nella rideterminazione o revoca parziale o totale del finanziamento, anche attraverso il recupero delle somme già erogate con relativi interessi, e possono essere accompagnati da comunicazioni alla Commissione Europea o all’OLAF e dall'avvio di procedimenti giudiziari.

Gli audit sono svolti a campione, anche durante il periodo di attuazione del progetto e fino a diversi anni dopo la sua conclusione, a seconda del Programma di finanziamento. Un progetto finanziato tramite il programma H2020 può essere ad esempio soggetto ad audit fino a due anni dopo il pagamento del rimborso finale. Ciò comporta l'obbligo per il Responsabile Scientifico e il Dipartimento in cui si svolge il progetto di assicurare un'adeguata e ordinata archiviazione di tutti i documenti amministrativi e contabili relativi alle spese sostenute con i fondi del progetto, dei documenti attestanti la conclusione delle attività scientifiche e la chiusura contabile del progetto.

In Area riservata sono disponibili i documenti a supporto in fase di Audit.

L'attenzione dell'Ateneo, ma anche degli stessi finanziatori, verso la valorizzazione dei risultati della ricerca e un’efficace comunicazione degli stessi verso il mondo accademico e non accademico è cresciuta visibilmente nell'ultimo decennio. Numerose sono le iniziative orientate alla disseminazione e comunicazione della ricerca: pubblicazioni, convegni, conferenze, workshop, mostre, incontri specifici e molto altro.

Comunicare di progetto

In area riservata è disponibile un documento che contiene informazioni pratiche su tutte le attività di Ca' Foscari per comunicare i progetti e i loro risultati, utile in fase di redazione della proposta.
Scopri tutte le attività di Comunicazione e Public Engagement promosse da Ca' Foscari.

Dopo l’approvazione di un progetto è importante contattare l’Ufficio Comunicazione che vi supporterà nel far conoscere il progetto, le attività e i risultati, attraverso articoli su Cafoscarinews, interviste e comunicati stampa.

Nel sito web di Ateneo sono pubblicate le policy di Ateneo sulla comunicazione e le indicazioni su come segnalare notizie ed eventi. Inoltre, l’Ufficio Comunicazione ha realizzato un servizio online per facilitare la diffusione dei risultati della ricerca, a disposizione di docenti e ricercatori dell'Ateneo. Compilando il form, sarà possibile svolgere una prima auto-valutazione della notiziabilità dei propri risultati di ricerca. I comunicatori di Ateneo daranno riscontro richiedendo maggiori informazioni o avviando l'adeguata attività di comunicazione esterna (tramite il webmagazine di Ca' Foscari, i social network o l'ufficio stampa) sui contenuti della ricerca.

Eventi di progetto

Per organizzare eventi di progetto è possibile prenotare uno degli spazi di rappresentanza dell’Ateneo. Il calendario degli eventi è gestito dall'Ufficio Promozione Culturale.
Per segnalare un evento per l'Agenda web di Ateneo scrivere a:  eventi@unive.it

Per realizzare locandine degli eventi, contattare  grafica@unive.it.
I loghi ufficiali e template per la comunicazione sono a disposizione dei ricercatori. Assieme al logo d’Ateneo, nei materiali legati al progetto devono sempre comparire i loghi dell’ente finanziatore e/o del programma di finanziamento. È quindi necessario consultare le linee guida sull’uso dei loghi fornite dal programma.

Sito web, archivio di Ateneo, valorizzazione dei risultati

Per costruire il sito web, invece, è necessario inviare la richiesta attraverso ticket in area riservata, selezionando la procedura "Guasti e richieste informatiche > Progetti di ricerca". I ricercatori verranno contattati e supportati dagli esperti di ASIT- Area Servizi Informatici e Telecomunicazioni; i servizi offerti sono descritti in Area Riservata.

Per favorire la disseminazione dei risultati scientifici, l’Ateneo mette a disposizione il repository ARCA - Archivio Ricerca Ca’ Foscari.
 
Per la valorizzazione, la possibile commercializzazione e la tutela dei risultati di ricerca, l’Ateneo ha creato il servizio PInK - Promozione dell'Innovazione e del Know-how che supporta il ricercatore nell’affrontare i delicati aspetti legali, le opportunità di trasferimento tecnologico e la proprietà intellettuale. L’Ufficio andrà interpellato obbligatoriamente nelle fasi di stesura e stipula di contratti e convenzioni a valere sulle attività progettuali in cui siano presenti aspetti relativi alla proprietà intellettuale e alla valorizzazione dei risultati (Partnership Agreement, Consortium Agreement, etc.).

Protezione dei dati personali e gestione dati

La disciplina in materia di protezione dei dati personali è particolarmente complessa, dal momento che presenta, oltre a una vasta produzione di normative, specifiche ricadute nei diversi settori dove è possibile trovare dati relativi alla persona. Nell'ambito dei progetti di ricerca, quando entra in gioco la gestione dei dati personali è necessario regolare tale trattamento tramite apposita modulistica disponibile in lingua italiana e inglese. Tutte le informazioni relative alla gestione dei dati personali (Dati della ricerca e dati personali, Regole generali in materia di protezione dei dati personali, e Tutela dei dati personali nella ricerca scientifica) sono disponibili nelle FAQ di Ateneo (italiano e inglese).

Per ulteriori approfondimenti circa l’impatto del Regolamento europeo sulla protezione dei dati personali 679/2016 (GDPR) nel corso di tutto il ciclo di vita di un progetto, è possibile consultare i documenti specifici realizzati da APRE relativi a 'Progettazione e Consortium Agreement', 'Project Management e rendicontazione' e 'Implementazione, sfruttamento dei risultati, disseminazione e comunicazione'. I documenti sono scaricabili dal sito APRE e rintracciabili nella sezione dedicata in area riservata di Ca' Foscari.

Per quanto riguarda eventuali problematiche legate alla gestione informatizzata dei dati, l’Ateneo ha costituito il Data Monitoring Board (DMB), con funzioni consultive. Al Data Monitoring Board  i ricercatori devono sottoporre un Data Management Plan (DMP) relativo alla raccolta e produzione dei dati della ricerca e alla metodologia con cui verranno gestiti.

Inoltre, in applicazione della nuova normativa comunitaria sulla privacy (Regolamento UE 2016/679) è stata introdotta la figura del Data Protection Officer (DPO).

Open access

Nel 2018 la Commissione Europea ha adottato la Roadmap for the European Open Science Cloud: dati e pubblicazioni risultanti da progetti finanziati dalla Commissione Europea, in linea generale devono essere resi liberamente accessibili.

Per quanto riguarda Horizon 2020 è possibile consultare la guida della Commissione Europea.

Per lo svolgimento del progetto può essere utile consultare dati raccolti nell'ambito di altri progetti e da altre istituzioni, disponibili nel Portale Open Data dell’EU

 

Questioni etiche

L’Ateneo si è dotato di un Codice Etico e di Comportamento e di una Commissione Etica con funzioni consultive e autorizzative. Per i progetti che implicano questioni etiche particolarmente rilevanti è opportuno considerare il coinvolgimento di un ethics advisor o ethics board.

Meccanismi di incentivazione e premialità

I docenti e ricercatori responsabili scientifici di progetti europei e internazionali finanziati possono essere destinatari di compensi aggiuntivi, calcolati sulla base dell’apporto individuale alle attività di progetto. Tale misura di incentivazione è finanziata tramite una quota variabile fino ad un massimo del 45% dell’ammontare delle ore uomo del personale strutturato rendicontato sul progetto, al netto dell’importo riferibile alle ore rendicontate di eventuale personale strutturato reclutato ad hoc sul progetto.
Per maggiori informazioni, è possibile consultare il Regolamento per l’incentivazione del personale docente, ricercatore, tecnico amministrativo e collaboratore ed esperto linguistico.

Inoltre, attraverso il Fondo di supporto alle attività di ricerca e internazionalizzazione, Ca’ Foscari mette a disposizione premi alla vincita.
Il premio può essere:

  • liquidato in busta paga
  • trasformato in fondi di ricerca.

I progetti finanziati sono normalmente soggetti alla ritenuta che va ad alimentare il Fondo di Supporto alle attività di ricerca e internazionalizzazione, sopra citato.

Per alcuni tipi di programmi di finanziamento è previsto uno specifico incentivo. Infatti, nel caso la proposta non sia stata finanziata, ma abbia comunque ricevuto una valutazione sopra soglia, il/la responsabile scientifico/a può ricevere un incentivo che può utilizzare esclusivamente per fare attività di ricerca.

La Segreteria di Dipartimento supporta i docenti nella richiesta del premio e dell’incentivo. I moduli per fare richiesta del premio alla vincita o dell’incentivo sono disponibili in area riservata

In area riservata è disponibile una tabella di riepilogo di ritenute e premialità previste nei diversi programmi di finanziamento.

Last update: 26/11/2021