Gestire un progetto 
Supporto alla ricerca

Project Management

Procedure di gestione

Una volta approvato il progetto, i Settori Ricerca di ciascun Dipartimento/Centro supportano i ricercatori nella gestione e negli aspetti amministrativi dello stesso.

Di seguito indichiamo i passaggi principali e i link ai documenti utili per la gestione.

Documenti

In Area riservata sono disponibili modelli e documenti amministrativi utili per la progettazione di proposte e la gestione di progetti (accessibili dal personale di ricerca, identificandosi con l'account di Ateneo).

Preparazione e firma del contratto di finanziamento

Alcuni programmi europei prevedono, prima della firma del contratto di finanziamento (Grant Agreement), una fase di negoziazione tra proponente e Commissione Europea, che potrebbe richiedere modifiche nella attività previste, nel budget e nelle modalità di monitoraggio. I modelli di Grant Agreement sono disponibili nei portali dei diversi programmi di finanziamento. Per quanto riguarda Horizon Europe , la Commissione Europea fornisce un Annotated Model Grant Agreement contenente le regole finanziarie, utile anche in fase di progettazione.
La firma del contratto di finanziamento è gestita dall’Area Ricerca - Ufficio Ricerca Internazionale.

Consortium/Partnership Agreement

Normalmente il capofila deve negoziare con gli altri soggetti del consorzio un accordo di partenariato, che come buona prassi dovrebbe essere firmato prima del contratto di finanziamento. Per Horizon Europe, uno dei modelli più diffusi è il DESCA (Development of a Simplified Consortium Agreement) [ENG].

Nel caso in cui Ca’ Foscari partecipi ad un progetto come Terza Parte Affiliata (Affiliated Entity) o Terza Parte che mette a disposizione risorse, oppure nel caso in cui essa sia beneficiario in un progetto a cui è collegata una Terza Parte Affiliata o che mette a disposizione risorse, è indispensabile stipulare un Contratto che definisca gli obblighi delle parti e la distribuzione del contributo prevista nella Description of Action (Annex 1 del GA), e in cui la Terza Parte dichiari di possedere le necessarie competenze per mettere a disposizione risorse o di poter garantire la realizzazione dei task di progetto nel caso di Affiliated.

Infine, nel caso in cui Ca Foscari sia Host Institution di un progetto MSCA Post Doctoral Global Fellowship, va redatto un Partnership Agreement (PA) con l’ente terzo che ospiterà il/la Fellow durante la fase outgoing.

Per la predisposizione dei suddetti documenti:

  • Consortium Agreement (CA)
  • Contratto tra beneficiari e Terze Parti
  • Partnership agreement (PA)

da utilizzare nell’ambito della programmazione Horizon Europe, sono disponibili in Area Riservata gli schemi tipo per la programmazione 2021-2027 approvati agli organi.
N.B. In Area riservata rimangono disponibili anche i modelli afferenti alla precedente programmazione Horizon 2020, nella cartella contenente i vari schemi tipo di collaborazioni alla ricerca.

Dati bancari

Come da indicazione d'Ateneo, in attuazione di quanto disposto dal Decreto Legge 16 luglio 2020 n. 76, l'Ateneo, in quanto pubblica amministrazione, ha l'obbligo dal 1° marzo 2021 di avvalersi esclusivamente della piattaforma tecnologica PagoPA per la gestione dei pagamenti ad essa effettuati da parte di privati e pubblici (non assoggettati al regime di Tesoreria unica).

  • Opzione con possibilità di regolare le tempistiche del versamento
    I versamenti a favore dell'Ateneo dovranno essere effettuati esclusivamente per il tramite del canale PagoPA, in quanto obbligatorio per i pagamenti verso la Pubblica Amministrazione ai sensi di quanto previsto dalla normativa vigente. I versamenti dovranno essere operati a seguito di emissione da parte dell'Ateneo di avviso di pagamento che precisa l'Identificativo Univoco di Pagamento (IUV) da utilizzare nella transazione. 
  • Opzione senza possibilità di regolare le tempistiche del versamento
    Solo in caso di impossibilità dichiarata dal finanziatore potranno essere accettati pagamenti al di fuori di tale canale, previa richiesta all'Ateneo delle coordinate bancarie. Ciò premesso, solo qualora l'ente finanziatore dichiari impossibilità ad utilizzare il canale Pago PA, potrà essere fornito il Financial Identification Form contente le coordinate bancarie.

dati bancari dell’Ateneo sono disponibili qui.

Aspetti gestionali del progetto

Al fine di uniformare le modalità di gestione dei progetti finanziati su bandi competitivi, l’Ateneo ha adottato una procedura di gestione nella quale sono delineate le differenti competenze, pubblicata in Area riservata.

Focus:

Costi di personale

Per la rendicontazione del personale, si fa riferimento al documento “Comunicazione sulla rendicontazione del personale, partecipazione del personale ai progetti finanziati, definizione del tempo produttivo e modalità di rilevazione dell'impegno orario”, pubblicato in Area riservata.

I documenti utili alla rendicontazione del personale strutturato coinvolto nell'ambito dei progetti di ricerca internazionali e nazionali sono raccolti in una piattaforma dedicata, accessibile da questo link da parte degli utenti abilitati. Nell'applicativo sono disponibili i cedolini, caricati mensilmente, e le attestazioni di costo annuo. I documenti rimangono online per 18 mesi dal termine del progetto. Sono altresì disponibili anche altri documenti utili alla rendicontazione, tra cui le attestazioni di versamento dell'IVA, F24 e i documenti a supporto di audit.

La registrazione del tempo dedicato al progetto viene fatta attraverso il timesheet online: maggiori informazioni alla pagina dedicata in Area riservata.

Per quanto riguarda il reclutamento di nuovi ricercatori, è bene fare riferimento alla Human Resources Strategy For Researchers (HRS4R) adottata dall’Ateneo.

Audit

Un progetto europeo, essendo realizzabile per il tramite di finanziamenti pubblici, può essere soggetto a controlli (audit) da parte degli stessi enti finanziatori, attraverso revisori esterni, rappresentanti delle Autorità di gestione del Programma (i.e. Programmi Interreg).

I controlli sono volti a monitorare la corretta gestione, la correttezza, la regolarità e la legittimità dell'esecuzione degli interventi sotto l'aspetto contabile e finanziario. L'attività di controllo, infatti, ha lo scopo di assicurare un impiego efficiente e regolare dei contributi che devono essere utilizzati nel rispetto dei principi di sana gestione finanziaria, ad esempio:

  • che le spese dichiarate nei financial report siano reali
  • che prodotti e servizi siano forniti conformemente alla decisione di approvazione
  • che le domande di rimborso del beneficiario siano corrette
  • che le spese siano conformi alle norme comunitarie e nazionali
  • che le spese non ricevano un doppio finanziamento
  • che sia rispettata la correttezza e regolarità delle procedure in materia di appalti e contratti pubblici.

A seguito delle attività di controllo, in base alla natura e alla gravità delle irregolarità riscontrate vengono presi provvedimenti che possono consistere in semplici richiami, nella rideterminazione o revoca parziale o totale del finanziamento, anche attraverso il recupero delle somme già erogate con relativi interessi, e possono essere accompagnati da comunicazioni alla Commissione Europea o all’Ufficio Europeo per la Lotta Antifrode (OLAF) e dall'avvio di procedimenti giudiziari.

Gli audit sono svolti a campione, anche durante il periodo di attuazione del progetto e fino a diversi anni dopo la sua conclusione, a seconda del Programma di finanziamento. Un progetto finanziato tramite il programma Horizon Europe può essere ad esempio soggetto ad audit fino a due anni dopo il pagamento del rimborso finale. Ciò comporta l'obbligo per il Dipartimento in cui si svolge il progetto di assicurare un'adeguata e ordinata archiviazione di tutti i documenti amministrativi e contabili relativi alle spese sostenute con i fondi del progetto, dei documenti attestanti la conclusione delle attività scientifiche e la chiusura contabile del progetto.

In Area riservata sono disponibili i documenti a supporto in fase di Audit.

L'attenzione dell'Ateneo, ma anche degli stessi finanziatori, verso la valorizzazione dei risultati della ricerca e un’efficace comunicazione degli stessi verso il mondo accademico e non accademico è cresciuta visibilmente nell'ultimo decennio. Numerose sono le iniziative orientate alla disseminazione e comunicazione della ricerca: pubblicazioni, convegni, conferenze, workshop, mostre, incontri specifici e molto altro.

Comunicazione di progetto

In area riservata è disponibile un documento che contiene informazioni pratiche su tutte le attività di Ca' Foscari per comunicare i progetti e i loro risultati.
Scopri tutte le attività di Comunicazione e Public Engagement promosse da Ca' Foscari.

Nel sito web di Ateneo sono pubblicate le policy di Ateneo sulla comunicazione e le indicazioni su come segnalare notizie ed eventi. In particolare, l’Ufficio Comunicazione e Promozione di Ateneo ha realizzato unservizio online per facilitare la diffusione dei risultati della ricerca, a disposizione di docenti e ricercatori dell'Ateneo. Compilando il form, sarà possibile svolgere una prima auto-valutazione della notiziabilità dei propri risultati di ricerca. Il team dedicato alla comunicazione supporterà poi i ricercatori nel far conoscere il progetto, le attività e i risultati, attraverso articoli, interviste, social network e comunicati stampa.

Eventi di progetto

Per organizzare eventi di progetto è possibile prenotare uno degli spazi di rappresentanza dell’Ateneo. Il calendario degli eventi è gestito dall'Ufficio Promozione Culturale.
Per segnalare un evento per l'Agenda web di Ateneo scrivere a:  eventi@unive.it

Per realizzare locandine degli eventi, contattare  grafica@unive.it.
I loghi ufficiali e template per la comunicazione sono a disposizione dei ricercatori. Assieme al logo d’Ateneo, nei materiali legati al progetto devono sempre comparire i loghi dell’ente finanziatore e/o del programma di finanziamento. È quindi necessario consultare le linee guida sull’uso dei loghi fornite dal programma.

Sito web, archivio di Ateneo, valorizzazione dei risultati

Per costruire il sito web, invece, è necessario inviare la richiesta attraverso ticket in area riservata, selezionando la procedura "Guasti e richieste informatiche > Progetti di ricerca". I ricercatori verranno contattati e supportati dagli esperti di ASIT- Area Servizi Informatici e Telecomunicazioni; i servizi offerti sono descritti nelle linee guida per il supporto ICT ai progetti di ricerca.

Per favorire la disseminazione dei risultati scientifici, l’Ateneo mette a disposizione il repository ARCA - Archivio Ricerca Ca’ Foscari.
 
Per la valorizzazione, la possibile commercializzazione e la tutela dei risultati di ricerca, il servizio PInK - Promozione dell'Innovazione e del Know-how dell'Ateneo supporta il ricercatore nell’affrontare i delicati aspetti legali, le opportunità di trasferimento tecnologico e la proprietà intellettuale. L’Ufficio andrà interpellato obbligatoriamente nelle fasi di stesura e stipula di contratti e convenzioni a valere sulle attività progettuali in cui siano presenti aspetti relativi alla proprietà intellettuale e alla valorizzazione dei risultati (Partnership Agreement, Consortium Agreement, etc.).
Per qualsiasi informazione, chiarimento o approfondimento si dovranno utilizzare i moduli accessibili dall’area riservata.

Protezione dei dati personali e gestione dati

La disciplina in materia di protezione dei dati personali è particolarmente complessa, dal momento che presenta, oltre a una vasta produzione di normative, specifiche ricadute nei diversi settori dove è possibile trovare dati relativi alla persona. Nell'ambito dei progetti di ricerca, quando entra in gioco la gestione dei dati personali è necessario regolare tale trattamento tramite apposita modulistica disponibile in lingua italiana e inglese. Tutte le informazioni relative alla gestione dei dati personali (Dati della ricerca e dati personali, Regole generali in materia di protezione dei dati personali, e Tutela dei dati personali nella ricerca scientifica) sono disponibili nelle FAQ di Ateneo (italiano e inglese).

Inoltre, in applicazione della normativa comunitaria sulla privacy (Regolamento UE 2016/679) è stata introdotta la figura del Data Protection Officer (DPO).

In particolare, nell'ambito di Horizon Europe, i ricercatori devono prevedere il rilascio di un Data Management Plan (DMP) come deliverable entro il sesto mese di progetto e, in caso di proposta individuale o work package in cui l'Ateneo sia leader per un'attività di raccolta e produzione dei dati, è opportuno fare riferimento alla Commissione Etica. La pagina dedicata contiene tutte le informazioni necessarie alla predisposizione di un DMP, relativo alla raccolta e produzione dei dati della ricerca e alla modalità con cui verranno gestiti e archiviati.

Questioni etiche

L’Ateneo si è dotato di un Codice Etico e di Comportamento e di una Commissione Etica con funzioni consultive e autorizzative. Per i progetti che implicano questioni etiche particolarmente rilevanti è opportuno considerare il coinvolgimento di un ethics advisor o ethics board.

Open Access

Le principali novità di Horizon Europe rispetto ad Horizon 2020, in tema di Open Access, riguardano:

  • ammissibilità APC (Article Processing Charges): sono ammissibili i costi di eventuali APC solo nel caso in cui il contributo sia stato pubblicato in riviste full open access (un elenco non esaustivo è contenuto in doaj.org. Non sono più rimborsabili le spese di pubblicazione in “riviste ibride” (periodici in abbonamento con alcuni articoli ad accesso aperto).

  • Embargo e licenze: i ricercatori coinvolti in progetti finanziati nell’ambito di Horizon Europe devono prestare massima attenzione al contratto editoriale che firmano e che dovrà:
    - consentire l’accesso immediato al contributo scientifico: non sono più ammissibili embarghi;
    - contemplare una licenza scelta tra le Creative Commons - CC BY (v. sezione Come pubblicare in Open Access):
    per un articolo ⇒ una licenza CC BY;
    per una monografia ⇒ una tra le licenze CC BY, CC BY-NC, CC BY-ND, CC BY-NC-ND.

    La scelta di una di queste licenze consentirà di mantenere i sufficienti diritti per adempiere al mandato dell’Open Access. È quindi consigliato, già al momento della presentazione del paper, notificare all’editore i vincoli imposti da Horizon Europe, riportando la seguente dichiarazione:
    "This work was funded by the European Union under the Horizon Europe grant [grant number]. As set out in the Grant Agreement, beneficiaries must ensure that at the latest at the time of publication, open access is provided via a trusted repository to the published version or the final peer-reviewed manuscript accepted for publication under the latest available version of the Creative Commons Attribution International Public Licence (CC BY) or a licence with equivalent rights. CC BY-NC, CC BY-ND, CC BY-NC-ND or equivalent licenses could be applied to long-text formats."
    Nel caso in cui il contratto editoriale non fosse compatibile con gli obblighi del Grant Agreement firmato con la Commissione Europea (richiesta da parte dell’Editore di embargo o licenza non conforme) l’autore è tenuto a negoziare i termini del contratto. Per maggiori informazioni rivolgersi a  bda@unive.it.

  • Open Research Europe: L’autore può fruire della piattaforma di pubblicazione ORE (Open Research Europe), che consente ai beneficiari di progetti Horizon 2020 e Horizon Europe di pubblicare ad accesso aperto e gratuitamente i propri contributi, che saranno sottoposti ad open peer-review, anche dopo la fine del progetto di ricerca. La sua scelta non esime dall’obbligo di depositare il proprio contributo in ARCA, repository istituzionale di Ca’ Foscari (compliant con OpenAIRE e direttamente collegato con la valutazione nazionale della ricerca). Le regole di Horizon Europe relative all’Open Access sono descritte nel Grant Agreement, Art. 17 - Communication, Dissemination, Open Science And Visibility, e approfondite nell’Annex 5.

Il deposito delle pubblicazioni derivanti da progetti Horizon Europe

Pubblicato il contributo, l’autore, per ottemperare alle richieste della Commissione Europea, deve:

  • depositare la copia elettronica del prodotto in formato machine readable in un trusted repository (ad esempio ARCA), nella versione post print (il manoscritto finale referato e accettato per la pubblicazione-AAM, Accepted Author Manuscript) o nella versione editoriale pubblicata-VoR, Version of Record (se consentito);
  • garantire l’accesso aperto immediato alla pubblicazione, accompagnato dall’ultima versione disponibile di Creative Commons Attribution International Licenza Pubblica (CC BY) o da licenza equivalente;
  • fornire qualsiasi informazione utile a convalidare le conclusioni della propria ricerca, utilizzando lo stesso repository (ad esempio ARCA) scelto per il deposito del proprio prodotto.

Il deposito in piattaforme social (Academia.edu, Researchgate, ecc.) non assolve agli obblighi dell’Open Access. La mancata osservanza degli obblighi relativi all’Open Access,può portare a sanzioni e riduzione del grant.

 

Open Data

L’Open Science si applica anche ai dati prodotti nel corso della ricerca. Così come per le pubblicazioni, in Horizon Europe la Commissione Europea chiede al ricercatore una gestione responsabile dei dati secondo i principi FAIR: i dati devono essere reperibili, accessibili, interoperabili e riutilizzabili, sulla base del concetto “as open as possible, as closed as necessary”.

La strategia di gestione dei dati dovrà essere dettagliata nel Data Management Plan, deliverable obbligatorio da presentare entro il sesto mese dall’avvio del progetto. È disponibile un Self check per verificare se i DMP soddisfano i principi FAIR.

Così come per le pubblicazioni scientifiche, l’Open Science applicato ai dati della ricerca è soddisfatto se i dataset sono:

  1. accompagnati da opportuna licenza creative commons CC BY, CC0 (v. sezione Come pubblicare in Open Access); 
  2. depositati e accessibili in un trusted repository, anche utilizzato dalla propria comunità di pratica (Zenodo, o selezionato da re3data.com) che ne garantisca il libero accesso e la preservazione a lungo termine.

Link a documenti e strumenti utili per Horizon Europe:

Meccanismi di incentivazione e premialità

I docenti e ricercatori responsabili scientifici di progetti europei e internazionali finanziati possono essere destinatari di compensi aggiuntivi, calcolati sulla base dell’apporto individuale alle attività di progetto. Tale misura di incentivazione è finanziata tramite una quota variabile fino ad un massimo del 45% dell’ammontare delle ore uomo del personale strutturato rendicontato sul progetto, al netto dell’importo riferibile alle ore rendicontate di eventuale personale strutturato reclutato ad hoc sul progetto.
Per maggiori informazioni, è possibile consultare il Regolamento per l’incentivazione del personale docente, ricercatore, tecnico amministrativo e collaboratore ed esperto linguistico.

Inoltre, attraverso il Fondo di supporto alle attività di ricerca e internazionalizzazione, Ca’ Foscari mette a disposizione premi alla vincita di progetti.
Il premio può essere:

  • liquidato in busta paga
  • trasformato in fondi di ricerca.

I progetti finanziati sono normalmente soggetti a una ritenuta che va ad alimentare il Fondo di Supporto alle attività di ricerca e internazionalizzazione.

Per alcuni tipi di programmi di finanziamento è previsto uno specifico incentivo. Infatti, nel caso la proposta non sia stata finanziata, ma abbia comunque ricevuto una valutazione sopra soglia, il/la responsabile scientifico/a può ricevere un incentivo che può utilizzare esclusivamente per svolgere attività di ricerca.

La Segreteria di Dipartimento supporta i docenti nella richiesta del premio e dell’incentivo. I moduli per fare richiesta del premio alla vincita o dell’incentivo sono disponibili in area riservata

In area riservata è disponibile una tabella di riepilogo di ritenute e premialità previste nei diversi programmi di finanziamento.

Last update: 29/11/2022