Progettare una proposta 
Supporto alla ricerca

L’Area Ricerca offre informazione, formazione e supporto alla progettazione nell'ambito di programmi di finanziamento nazionali e internazionali, sia per progetti individuali che collaborativi.
In particolare, il supporto si configura nelle seguenti attività:

  • analisi delle opportunità di finanziamento nazionali, europee e internazionali su progetti individuali e collaborativi
  • gestione rapporti con gli enti finanziatori e coordinamento con altri enti
  • informazione e formazione su bandi e programmi
  • supporto alle varie fasi della progettazione e presentazione delle proposte progettuali
  • supporto alla negoziazione e alla predisposizione del grant agreement dei progetti approvati.
Contatti

Nelle seguenti sezioni verranno fornite per ciascun punto informazioni pratiche utili alla redazione delle proposte progettuali. Per alcuni programmi di finanziamento è possibile usufruire di template annotati, che possono essere richiesti al personale dell'Area Ricerca.

Documenti

In Area riservata sono disponibili modelli e documenti amministrativi utili per progettare e gestire proposte e progetti (accessibili dal personale di ricerca, identificandosi con l'account di Ateneo).

Preparazione preliminare

Formazione e informazione

Per essere vincenti non basta scrivere una buona proposta, occorre scrivere una proposta eccellente.

L'Area Ricerca supporta docenti, ricercatori e personale tecnico amministrativo attraverso una serie di strumenti predisposti ad hoc, sia per l’elaborazione della proposta sia per la gestione del progetto.

Rimanere aggiornati

Tra gli strumenti di informazione messi a disposizione dall’Area Ricerca su quelle che sono le opportunità di finanziamento e le politiche europee di riferimento si segnalano:

  • la pagina Facebook Ca’ Foscari è Ricerca, per essere aggiornati su eventi, iniziative, opportunità di finanziamento
  • la newsletter bisettimanale Cafoscaricerca, a cui tutto il personale di Ca’ Foscari può iscriversi.

Attività formative

Uno spazio sempre più ampio viene dedicato inoltre ad attività di formazione alla ricerca rivolte a dottorandi, assegnisti, ricercatori, docenti e personale tecnico-amministrativo. Il coinvolgimento di tutte le componenti del nostro Ateneo è un fattore chiave per creare terreno fertile per lo sviluppo delle eccellenze presenti e future.

Info-day sui programmi di finanziamento

L'Ateneo organizza inoltre giornate informative specifiche sui programmi di finanziamento nazionali, europei e internazionali.

Conoscere le opportunità: finanziamenti e call

I programmi di finanziamento europei, internazionali e nazionali sono decine e coprono una pluralità di tematiche. In questa sezione presentiamo alcuni dei programmi più utilizzati per sviluppare progetti, con l’obiettivo di fissare alcuni punti di riferimento. 

Chi ha un’idea progettuale può rivolgersi all'Area Ricerca - Ufficio Ricerca Internazionale per individuare il programma europeo o internazionale più adatto alla proposta, o all'Ufficio Ricerca Nazionale e di Ateneo per i programmi nazionali o regionale. L'Area è a disposizione per approfondire qualunque bando di interesse.

I principali programmi che finanziano attività di ricerca sono descritti nel sito web di Ateneo - Finanziamenti e progetti.

La lista completa dei programmi europei è disponibile nel sito della Commissione Europea.

Come fare per presentare una proposta progettuale con Ca' Foscari

Il supporto dell'Area Ricerca

L'Area ricerca offre pieno supporto alla predisposizione di proposte progettuali. Le tempistiche per ottenere un supporto efficace sono importanti; a tal proposito, la Carta dei Servizi dell’Area Ricerca prevede che:

  • fino a 3 mesi prima della scadenza del bando di riferimento è garantito un supporto nella redazione delle proposte progettuali e nel consolidamento e gestione del partenariato e degli stakeholder di riferimento
  • 3 settimane prima della scadenza del bando di riferimento: è garantita la review della proposta progettuale
  • 1 settimana prima della scadenza del bando di riferimento: acquisizione delle eventuali firme necessarie - subordinatamente alla presenza del Rettore - e supporto nel'’invio della proposta
  • per tutti gli altri quesiti e le richieste di consulenza in generale, è garantita una risposta preliminare entro 4-5 giorni lavorativi dalla data di ricezione.

Con lo scopo di agevolare il personale accademico e tecnico amministrativo nelle procedure amministrative da seguire nella presentazione e gestione di un progetto, l'Area Ricerca ha predisposto una guida relativa alla procedura per la presentazione e la gestione dei progetti a Ca' Foscari, disponibile in Area riservata.

Autorizzazione alla presentazione

Per presentare un progetto con Ca’ Foscari è necessaria l’autorizzazione istituzionale attraverso delibera o decreto d’urgenza degli organi della struttura con la quale si intende presentare una proposta (Dipartimento o Centro). È quindi fondamentale contattare per tempo la segreteria della struttura di riferimento (ad esempio il Settore Ricerca del Dipartimento di afferenza), che chiederà informazioni specifiche per formalizzare la richiesta di autorizzazione e avviare l'iter di valutazione/approvazione da parte della Struttura. Modelli delibera Dipartimento

Preselezione interna

È importante verificare se il bando prevede delle limitazioni nel numero di proposte progettuali che possono essere presentate da una singola organizzazione (ad esempio nel ruolo di coordinatore). In questo caso, la propria idea dovrà prima di tutto essere sottoposta alla valutazione della Commissione unica di Ateneo per la pre-selezione interna di proposte su bandi che prevedono restrizioni sul numero di proposte presentabili per Ente. La Commissione effettuerà preliminarmente una pre-selezione interna tra tutte le proposte in elaborazione, individuando quella/e con maggiori chance di successo.

I documenti di riferimento: cosa è importante conoscere

Prima di iniziare a scrivere una proposta progettuale è utile conoscere il contesto nel quale è stata proposta la call. A livello nazionale, gli indirizzi generali sono definiti dai Ministeri in accordo con il PNR; ogni decreto ministeriale determina le priorità specifiche per le proposte di ricerca che si intende finanziare.
Al contrario, ogni programma europeo si compone dei seguenti documenti di riferimento: 

  • una politica di riferimento della Commissione Europea, da leggere e conoscere per individuare le proposte che meglio rispondono alle priorità europee. I documenti che descrivono le politiche di riferimento sono spesso citati nelle premesse della call e, in ogni caso, possono essere trovati nel portale della Commissione Europea
  • un work-programme pluriennale consultabile nel sito del programma scelto per candidare la propria proposta progettuale. I Work Programme contengono la programmazione biennale o triennale dei bandi e offrono la possibilità di conoscerne con anticipo le tempistiche, gli obiettivi, i risultati attesi, il tipo di partenariato e di azione richiesta, il budget. Sul sito della Commissione Europea e in generale di ogni Programma è possibile consultare i rispettivi Work Programme
  • linee guida per la presentazione delle proposte e delle regole finanziarie che è necessario conoscere per rispettare tutti i criteri di ammissibilità del programma
  • un application form - nella maggior parte dei casi online - con paragrafi predefiniti e numero massimo di caratteri ammessi, da studiare per capire quali sono le informazioni attese dai valutatori. Molto spesso i siti web di programma rendono disponibile una guida alla compilazione dell’application form. Per alcune linee di finanziamento, l'Area Ricerca di Ca' Foscari mette a disposizione dei template annotati, che vengono forniti su richiesta
  • criteri e procedure di valutazione, indispensabili per capire su quali basi verrà valutata la proposta.

Infine, è importante conoscere in anticipo il Model Grant Agreement che verrà applicato in caso di approvazione del progetto. Ad esempio, nel caso di Horizon 2020, tutti i modelli di Grant Agreement sono reperibili nel Funding & Tenders Portal [ENG]. Qui i link diretti ai pdf dei seguenti modelli:

I portali per presentare le proposte e i documenti identificativi di Ca' Foscari

Ogni programma ha un proprio portale, che ospita anche l’application form. In alcuni casi è possibile creare delle credenziali ad hoc, in altri è necessario usare quelle dell’Ateneo.
Il portale principale della Commissione Europea è il Funding & Tenders Portal, declinato a seconda del programma di finanziamento di riferimento (Horizon 2020, LIFE, Creative Europe,...). È possibile accedere al portale dal sito web di ciascun programma.

I principali programmi europei prevedono l’uso del Participant Identification Code (PIC) per identificare l’Ente, un codice numerico di 9 cifre che identifica Ca' Foscari presso la Commissione Europea e che deve essere inserito nella PARTE A della proposta.
I dati identificativi dell'Università Ca’ Foscari di Venezia sono i seguenti:

Legal name: UNIVERSITA CA' FOSCARI VENEZIA
PIC: 999897341

Link per presentare una proposta in Horizon 2020:

I principali portali per la presentazione di proposte a valere su bandi nazionali sono:

Per quanto riguarda i finanziamenti regionali, il portale in uso è SIU. All’utilizzo dello stesso è dedicato un focus nella Guida alla progettazione di una proposta FSE.


Scrivere una proposta di progetto

Di norma, un progetto europeo si compone delle seguenti sezioni:

  • descrizione del contesto di riferimento e dello stato dell’arte
  • descrizione degli obiettivi di progetto
  • descrizione degli impatti e dei risultati attesi
  • descrizione degli strumenti di comunicazione e disseminazione
  • descrizione delle attività previste (workplan) e cronoprogramma (Gantt)
  • descrizione del consorzio (per progetti collaborativi)
  • descrizione delle modalità di monitoraggio
  • descrizione del budget.

Templates

Per la presentazione di un progetto collaborativo nell'ambito di Horizon 2020 o di un progetto individuale Marie Sklodowska-Curie, è possibile fare riferimento agli annotated template elaborati dall'Ufficio Ricerca Internazionale (per informazioni contattare l’Ufficio). 

Inoltre, la Commissione Europea ha creato un dettagliato manuale online [ENG] e lo European IPR Helpdesk mette a disposizione un template per Mutual Non Disclosure Agreement.

Per la progettazione di una proposta FSE è possibile fare riferimento ai focus nella pagina dedicata.

Strumenti utili

Di seguito, alcuni strumenti utili per tutti i programmi di finanziamento.

Descrizione di Ca' Foscari

In area riservata è disponibile una descrizione standard dell’Ateneo, delle sue attività e dei progetti realizzati, da adattare a seconda del bando a cui si sta partecipando.

Management di Progetto

Se si è capofila di una proposta progettuale è necessario dettagliare come si prevede di gestire il partenariato e quali saranno gli strumenti per farlo.
In area riservata è disponibile una check-list dedicata al Work Package relativo al Management di progetto.

Disseminazione e sfruttamento dei risultati (exploitation)

La disseminazione consiste nella diffusione dei risultati di un progetto presso i diversi stakeholder (altri ricercatori, policy maker, attori industriali e/o commerciali, associazioni di categoria, ...); va pianificata in maniera specifica in modo da permettere che i diversi attori coinvolti possano utilizzare i risultati nel proprio lavoro quotidiano. Per questo, il processo di disseminazione va programmato sin dalla fase di progettazione.

Maggiori informazioni nella sezione sottostante, dedicata a Open Access e Open Data.
Per favorire la disseminazione dei risultati scientifici l’Ateneo mette a disposizione ARCA - Archivio Ricerca Ca’ Foscari.

Lo sfruttamento dei risultati (exploitation) riguarda il possibile uso degli stessi durante e dopo l'implementazione del progetto. Esso può quindi concretizzarsi nel delinearsi di nuove policy, nel portare i risultati della ricerca sul mercato attraverso licenze, brevetti o spin-off, o nel contribuire alla risoluzione di problemi sociali ed economici a livello locale, nazionale o internazionale.

Per quei progetti che prevedono trasferimento tecnologico e di conoscenza, l’Ateneo ha creato il servizio PInK - Promozione dell'Innovazione e del Know-how che supporta il ricercatore nell'affrontare i delicati aspetti legali alla proprietà intellettuale e alla protezione e valorizzazione dei risultati della ricerca.

L’Ateneo mette a disposizione su richiesta un template per la realizzazione all'interno delle proposte progettuali dei paragrafi dedicati alla disseminazione e allo sfruttamento dei risultati della ricerca. Per informazioni contattare l’Ufficio Ricerca Internazionale.

Open access e open data

Rendere i dati e risultati della ricerca disponibili gratuitamente è uno dei pilastri della strategia della Commissione Europea per rafforzare la circolazione della conoscenza e, quindi, l'innovazione. Questo a maggior ragione quando - come nel caso dei programmi di finanziamento europei - la ricerca è finanziata con fondi pubblici. Per questo il programma Horizon 2020 prevede l’obbligo di rendere accessibili le pubblicazioni (open access) e, salvo alcuni casi particolari, i dati della ricerca (open data).

Ca' Foscari ha aderito alle Dichiarazioni di Berlino e Messina e promuove l'Open Access, mettendo a disposizione dei ricercatori informazioni, supporto e strumenti per pubblicare in formato aperto dati e risultati e, allo stesso tempo, tutelare il proprio lavoro di ricerca.
Durante la presentazione di un progetto europeo, naturalmente, è importante dimostrare al valutatore che i dati e risultati prodotti saranno a disposizione della comunità scientifica al fine di permettere, in futuro, nuove ricerche  e innovazioni a partire dai dati raccolti grazie all’uso di fondi pubblici.

Maggiori informazioni su Open Data

Focus: attività di elaborazione e archiviazione dei dati

I progetti di ricerca devono prevedere garanzie per la protezione dei dati e la tutela della privacy, le quali dipendono dalle disposizioni legislative comunitarie e di ciascun Paese membro dell’Unione Europea in cui avviene la ricerca.
Per quanto riguarda la gestione dei dati, l'Ateneo, nell'applicazione della normativa, ha identificato come organo competente il Data Monitoring Board (DMB). Il DMB ha funzioni consultive in riferimento ai progetti di ricerca finanziati che sollevano questioni etiche relative alla raccolta e gestione di dati sensibili con strumenti informatici.

In particolare, nell'ambito di Horizon 2020, i ricercatori devono prevedere il rilascio di un Data Management Plan (DMP) come deliverable entro il sesto mese di progetto e, in caso di proposta individuale o work package in cui l'Ateneo sia leader per un'attività di raccolta e produzione dei dati, è opportuno fare riferimento al Data Monitoring Board. Infatti, è utile spiegare al valutatore come saranno gestiti i dati raccolti e fare riferimento all'organismo preposto di Ateneo aiuta a dimostrare di avere gli strumenti necessari per adempiere alle previsioni normative. Maggiori informazioni nel sito web di Ateneo

Se nell’ambito del progetto è necessario elaborare dati informatici, l’Area Servizi Informatici e Telecomunicazioni (ASIT) di Ca' Foscari mette a disposizione dei ricercatori alcuni servizi, tra cui l’archiviazione di dati e potenza computazionale. È possibile prevedere la copertura di questi costi all’interno del budget di progetto (v. voce ‘budget'). Informazioni in area riservata.

Attività di comunicazione

Una delle attività chiave dei progetti di ricerca è la comunicazione. Un progetto che non sa raccontarsi ai cittadini europei, infatti, avrà un impatto limitato. Per questo è importante avere una strategia di comunicazione definita che sappia sfruttare gli strumenti multimediali oggi a disposizione. In area riservata è disponibile un documento che contiene informazioni pratiche su tutte le attività di Ca' Foscari per comunicare i progetti e i relativi risultati, utile in fase di redazione della proposta.

Scopri tutte le attività di Comunicazione e Public Engagement promosse da Ca' Foscari.

Questioni etiche e di genere

L’Ateneo si è dotato di un Codice Etico e di una Commissione Etica.
Se le attività di progetto previste a Ca’ Foscari implicano questioni etiche, sarà la Commissione Etica di Ateneo, incaricata di esprimersi su tali questioni, ad autorizzare o meno il loro svolgimento. In fase di presentazione della proposta, è utile segnalare l’esistenza della Commissione e il suo ruolo.

Nell'ambito del programma Horizon 2020, è stata predisposta la guida 'How to complete your ethics self-assessment' che fornisce supporto nell'individuare gli aspetti etici che potrebbero emergere nell'ambito dei progetti e offre suggerimenti pratici su come gestirli.
Dove possibile è bene prevedere un Work package nel progetto dedicato alle questioni etiche. Nell’Area riservata è disponibile un modello per il WP Ethics.

Contatto Commissione Etica:  commissione.etica@unive.it

Altro tema cruciale nell'ambito delle proposte progettuali è il 'gender equality': i gender aspects vanno considerati sia nella composizione dei team di ricerca sia nei contenuti della ricerca. Horizon 2020 Manual offre suggerimenti e vademecum utili su questo tema.

Glossario Italiano - Inglese

Come tradurre i titoli di studio? O gli organi accademici? I glossari italiano-inglese sono stati sviluppati sulla base delle indicazioni fornite dai docenti e dal personale tecnico-amministrativo di competenza e delle direttive linguistiche approvate dal Senato Accademico. Per la stesura di documenti ufficiali o per la creazione di pagine web è raccomandabile utilizzare le traduzioni indicate.


Il budget di progetto

Questa sezione contiene le informazioni di base per la costruzione di un budget. L’Area Ricerca, in collaborazione con i Settori Ricerca dei Dipartimenti, offre supporto per il calcolo dei costi in funzione delle attività previste nei singoli progetti e la redazione del relativo budget.

È stato inoltre predisposto uno strumento di budget pensato per dare supporto nella redazione del piano finanziario di proposte nell'ambito di Horizon 2020 presentate come coordinatori, ma può essere un valido aiuto anche per le proposte presentate da partner (per informazioni, contattare l’ Ufficio Ricerca Internazionale).

Forme, categorie ed eleggibilità dei costi

I costi possono essere espressi in diverse modalità, a seconda del programma e/o della call su cui si intende presentare il progetto:

  • actual costs: sono i costi reali di una prestazione, servizio o bene
  • unit costs: sono i costi calcolabili per unità e il loro ammontare è dato dalla moltiplicazione tra valore della singola unità e totale delle unità utilizzate
  • lump sum: è un ammontare di risorse corrisposto per la realizzazione di una o più attività
  • flat rate: è una percentuale di altri costi. Per esempio, i costi indiretti sono calcolati come percentuale dei costi diretti.

Ciascun programma di finanziamento ha i propri regolamenti sull’ammissibilità delle spese e sulle caratteristiche dei costi di progetto ammessi. Tali indicazioni sono disponibili nei documenti di programma, nelle call e nelle linee guida finanziarie. In linea generale, i costi per essere eleggibili devono possedere le seguente caratteristiche:

  • sostenuti direttamente dai beneficiari coinvolti nel progetto
  • sostenuti durante il periodo di eleggibilità previsto nella proposta progettuale
  • collegati all'implementazione delle azioni previste, funzionali e necessari al raggiungimento degli obiettivi di progetto
  • identificabili, verificabili, contabilizzate dai beneficiari secondo le proprie regole nazionali
  • rispettare la legislazione fiscale pertinente
  • ragionevoli e giustificati, sostenuti nel rispetto dei principi contabili di economia, efficienza ed efficacia, nonché trasparenza.

Le spese sostenute non devono essere finanziate da altri programmi comunitari/nazionali (divieto del doppio finanziamento), inoltre il grant o il cofinanziamento servono a coprire i costi dell’intervento e non a generare profitti.

Le attività progettuali del FSE sono finanziate e rendicontate a costi standard, di conseguenza il budget di progetto si definisce utilizzando dei parametri di costo predefiniti (standard) per singola attività, determinati sulla base di un'analisi ex ante dei costi collegati all'attività stessa. Per informazioni contattare l’Ufficio Ricerca Nazionale e di Ateneo.

Principali voci di spesa di un progetto

Staff Costs - Costi di Personale

Si riferiscono ai costi del personale che si dedica al progetto full o part time (dedicando una certa percentuale dell’orario complessivo di lavoro).

È opportuno prevedere in ogni progetto una quota di staff relativa al Personale Tecnico Amministrativo di supporto per la gestione amministrativa e finanziaria (es. rendicontazione, supporto all’organizzazione di eventi,...) o per l’erogazione di servizi informatici (es. creazione sito web, sviluppo app, virtual machine, database,...); in alcuni casi è richiesta inoltre la figura del Project Manager.

In Area riservata sono disponibili il prospetto riepilogativo dei costi del personale docente, amministrativo e di ricerca, le tipologie contrattuali e, per quanto riguarda l’inserimento di borse di dottorato, le linee guida.

Travel and accommodation costs - Costi di missione

Si tratta delle spese di viaggio, vitto e alloggio previste per partecipare ai meeting e alle attività previste dal progetto. In questa categoria di costi possono essere rendicontate le spese sostenute dal personale dipendente del beneficiario impegnato nelle attività del progetto e le spese di trasferta relative agli invited speakers.
In Area riservata è disponibile un documento relativo ad alcune precisazioni sulla gestione delle missioni in Ateneo, con riferimento all'uso del mezzo proprio e al metodo di rimborso chilometrico.
Le trasferte dei Dottorandi hanno una gestione diversa dal resto del personale e sono regolamentate nelle apposite linee guida sopra richiamate, disponibili in Area riservata.

Equipment - Attrezzature e beni durevoli

Questa voce comprende attrezzature e beni durevoli, per i quali è ammissibile soltanto la quota di ammortamento del bene durante il periodo di utilizzo nell’ambito del progetto.

Il costo rendicontabile di un bene durevole si può ricavare dalla seguente formula:

  • (A/B) x C x D

dove:

  • A= periodo di utilizzo del bene (in gg o in mesi), cioè il periodo di utilizzazione del bene durevole per la realizzazione del progetto a decorrere dalla data della di consegna (fattura o documento di trasporto)
  • B= periodo di ammortamento (in gg o mesi), cioè il periodo convenzionale di deprezzamento del bene.  Se non è stato diversamente disposto dalla base giuridica di un programma comunitario, tale periodo è suggerito, per Ca’ Foscari, dalla tabella delle "percentuali di ammortamento" sottoriportata
  • C= costo storico (o actual) del bene
  • D= percentuale di utilizzo del bene per lo specifico progetto.

Per conoscere le aliquote di ammortamento stabilite dall’Ateneo consulta il documento sulle aliquote di ammortamento in area riservata.

Attenzione: le attrezzature tecniche generiche (es. computer portatile o tablet) di norma non vanno imputate alla categoria ‘equipment’, ma sono ricomprese tra i costi indiretti (v. sotto). In linea generale rientrano tra le spese da considerare come overheads, salvo alcuni casi particolari (licenze di alcuni software, altamente specifici e necessario/funzionale alla realizzazione della ricerca/conduzione del consorzio) da valutare con l'Area Ricerca previo parere del PI.

Consumables - Materiali di consumo

Si tratta di tutti quei beni che per loro natura sono consumabili, ovvero non suscettibili di uso continuativo o ripetuto in quanto il loro utilizzo comporta necessariamente la loro distruzione. Sono eleggibili solo se acquistati dopo l’avvio del progetto e se riferiti esclusivamente all’esecuzione del progetto.
I consumabili non vanno confusi con i costi indiretti (overhead), che comprendono l’acquisto di materiale non direttamente imputabile al progetto.

Esempi:

  • materiale da laboratorio, reagenti sono da considerare nella categoria consumables
  • carta, cancelleria sono compresi nella categoria costi indiretti/overhead.

Other costs - Altri beni e servizi

In questa categoria sono compresi i costi di beni e servizi specifici acquistati per la realizzazione delle attività progettuali, come per esempio costi di disseminazione, costi relativi alla proprietà intellettuale, traduzioni, costi di audit, fees per la partecipazione a conferenze o il rimborso di spese di viaggio per esperti esterni.

Numerosi programmi di finanziamento richiedono la presentazione di un certificato relativo alla verifica delle spese presentate al momento della rendicontazione finale. In particolare, la Commissione Europea richiede una certificazione rilasciata da un revisore contabile esterno e indipendente dal soggetto beneficiario, attestante che i costi imputati sono stati sostenuti nel rispetto delle condizioni stabilite dal contratto, dalle regole di partecipazione al programma e dalla legislazione vigente.

Nello specifico, in Horizon 2020 il Certificate on Financial Statements (CFS) deve essere presentato solo a fine progetto per rendicontazioni di costi diretti maggiori o uguali a 325.000 €. Nel caso in cui il progetto superi tale soglia, nei costi diretti si deve prevedere il costo del CFS alla voce “Other direct costs”.
L'Ateneo ha sottoscritto un accordo quadro con la società ACG Auditing & Consulting group srl per la certificazione dei rendiconti dei progetti finanziati nell'ambito del Programma Quadro Horizon 2020.
Tutti i documenti sono reperibili in Area riservata, dove troverete anche una tabella di riferimento per il calcolo del costo del CFS in base all'ammontare dei costi diretti da certificare.

Per le altre linee di finanziamento è necessario verificare i documenti nel Funding & Tenders Portal [ENG].

Subcontracting - Servizi affidati a terzi

Si tratta di servizi affidati a terzi, che il beneficiario non può o non è in grado di svolgere internamente. Il subcontratto non può riguardare attività principali del progetto (per esempio il coordinamento). Le spese sono eleggibili quando l’affidamento rispetta la normativa nazionale e i regolamenti interni in vigore.

In-kind contributions

È possibile utilizzare contributi in natura (ossia risorse non di natura finanziaria) forniti da terze parti, sia a pagamento che gratuitamente. I relativi costi vanno inseriti nel budget come costi del Beneficiario - se il contributo è utilizzato nelle premises del Beneficiario - oppure nella casella E "costs of in-kind contributions not used on the Beneficiary’s premises" - se il contributo è utilizzato nelle premises della Terza Parte. Per informazioni per l’inserimento nel budget di terze parti è possibile contattare l'Ufficio Ricerca Internazionale.

Linked Third Parties

Per l’implementazione di determinate attività è possibile prevedere il coinvolgimento di Terze Parti che hanno un legame giuridico con il beneficiario stesso. Il legame non deve essere creato ad hoc per il progetto, ma deve essere antecedente al progetto, di portata generale e con una durata temporale maggiore al progetto stesso. Il lavoro viene svolto in autonomia dalla terza parte principalmente presso la sua sede. La terza parte ha un proprio budget e rendiconta nel proprio Financial Statement gli oneri sostenuti per l’attività che svolge. Per informazioni per l’inserimento nel budget di terze parti è possibile contattare l’Ufficio Ricerca Internazionale di Ateneo.

Overhead - Costi indiretti

In genere l’ente finanziatore riconosce che il beneficiario, nel realizzare le attività di progetto, incorrerà in una serie di spese difficilmente riconducibili all’implementazione delle attività di progetto, come i consumi telefonici, le spese postali, quelle di cancelleria, i canoni di affitto, il riscaldamento, l’elettricità, le pulizie etc. Contabilizzare queste spese e riferirle direttamente al progetto è molto difficile (e richiederebbe una mole di lavoro economicamente non giustificabile); per questa ragione, l’ente finanziatore riconosce al beneficiario una somma forfettaria a copertura di queste spese come percentuale dei costi diretti (alcuni esempi: in Horizon 2020 è il 25% dei costi diretti; in Life il 7%; in altri programmi il 15%), che non andrà rendicontata al termine del progetto.

Che cosa fare con IVA e IRAP

Nell’elaborare il budget, è bene ricordare che l’IVA non è sempre considerata un costo eleggibile, ma dipende dalle regole del programma di finanziamento.
Inoltre l’IVA può essere detraibile o meno a seconda delle attività previste. In particolare, il DPR 663/72 prevede che, per i progetti di ricerca finanziati dalla Commissione Europea, i costi sostenuti non sono assoggettabili all’IVA.
Per le altre attività, l’IVA non sarà detraibile ed è perciò un costo da sostenere che va previsto nel budget, qualora riconosciuto come costo eleggibile.
In area riservata è disponibile la certificazione di non detraibilità dell’IVA.

L'IRAP erogata sui compensi al personale non è recuperabile. Nel caso di personale assunto sul progetto con contratto di lavoro subordinato, l'importo relativo all'IRAP deve essere coperto con gli overhead di progetto.
In area riservata è disponibile l'attestazione IRAP.

Il cofinanziamento

Per molti programmi il contributo dell’ente finanziatore non copre il 100% del budget di progetto, per cui la restante quota sarà a carico del beneficiario.

Il cofinanziamento, tuttavia, non implica necessariamente un ulteriore impegno di spesa da iscrivere a bilancio. Esso, infatti, può essere coperto anche attraverso la rendicontazione delle spese del personale strutturato che partecipa al progetto.
Per conoscere le percentuali di co-finanziamento è necessario fare riferimento alle regole dei singoli Programmi.

Ci sono alcuni programmi per i quali la Commissione Europea (o altro ente pubblico) copre il 100% dei costi eleggibili sostenuti dai beneficiari pubblici. Ecco alcuni esempi:

  • Horizon 2020, per le azioni di Ricerca e Innovazione (RIA)  e di Innovazione (IA) (limitatamente agli enti no-profit)
  • i programmi INTERREG, dove la parte a carico del beneficiario accademico è cofinanziata da fondi pubblici nazionali
  • i programmi Erasmus+ ed Europa per i Cittadini, dove il grant è calcolato su una serie di criteri come il numero dei partecipanti, la durata delle attività, etc.

Fasi finali

Finalizzare la proposta

Una volta conclusa la scrittura della proposta e del budget, è necessario caricare la documentazione nel portale del programma, prestando attenzione:

  • alla documentazione richiesta per l’ammissibilità della proposta
  • alle firme richieste: in molti programmi il legale rappresentante deve firmare una o più dichiarazioni; in questo caso, l’Area Ricerca si occuperà di ottenere le firme del Rettore. Questa procedura potrebbe richiedere del tempo, è importante organizzare questo aspetto con almeno 2 settimane di anticipo rispetto alla scadenza della call
  • alla validazione di tutti i dati e i documenti caricati online.

Stampare o salvare copia della ricevuta generata dal portale è una buona pratica.

La valutazione delle proposte

La valutazione delle proposte dura alcuni mesi ed è effettuata da valutatori esterni nominati dall'Ente finanziatore (Commissione Europea, Ministero o Regione Veneto) in base alle loro competenze.
La proposta viene valutata sotto il profilo dell’ammissibilità formale e dal punto di vista qualitativo.
I criteri di valutazione sono descritti nella call e, al termine dell’iter, i candidati riceveranno una valutazione dettagliata con dei punteggi per ciascun criterio.
Conoscere la valutazione è molto utile per migliorare le proposte progettuali che si intendono candidare in futuro. Inoltre, molto spesso una proposta non approvata viene ripresentata e, grazie ai miglioramenti fatti dopo l’analisi della valutazione, ha maggiori possibilità di essere finanziata.
Per quanto riguarda Horizon 2020, è possibile consultare la guida della Commissione Europea.

È inoltre possibile candidarsi come valutatori per conoscere da vicino i meccanismi della valutazione del progetti. Per selezionare i valutatori, la Commissione Europea si avvale di liste di esperti selezionati attraverso bandi ad hoc. Per quanto riguarda Horizon 2020, LIFE e altri programmi europei, chi ambisce a fare il valutatore può candidarsi attraverso il Funding & Tenders Portal; INTERREG e altri programmi, invece, fanno proprie call periodiche e la lista dei selezionati è valida per più anni.

Last update: 12/01/2021